home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Selling To the Government / Selling to the Government.iso / gscommon / gs.txt < prev   
Text File  |  1994-02-14  |  144KB  |  3,114 lines
  1.  
  2.  
  3.  
  4.  
  5.  
  6.                                                               User's Guide                                                              User's Guide                                                              User's Guide                                                                                                                                                                                                                                                                                                                               i                                                                               i                                                                               i
  7.  
  8.  
  9.  
  10.           GOVERNMENT SPENDING
  11.  
  12.  
  13.  
  14.  
  15.  
  16.  
  17.  
  18.  
  19.  
  20.  
  21.  
  22.  
  23.  
  24.           USER'S GUIDE
  25.  
  26.  
  27.  
  28.  
  29.  
  30.  
  31.  
  32.  
  33.  
  34.  
  35.  
  36.  
  37.  
  38.  
  39.  
  40.  
  41.  
  42.  
  43.  
  44.  
  45.  
  46.           CD Publising, Inc.                 February                       1994
  47.  
  48.  
  49.  
  50.  
  51.                                                              User's Guide                                                             User's Guide                                                             User's Guide                                                                                                                                                                                                                                                                                                                           ii                                                                              ii                                                                              ii
  52.  
  53.  
  54.  
  55.           IMPORTANT
  56.  
  57.           Information contained on this disc is subject to change without notice
  58.           and does not represent a commitment on the part of CD Publishing, Inc.
  59.           The software and data are furnished under the license agreement stated
  60.           in  this  document.    The  software  used  to  display  menuing   and
  61.           search/retrieval may be used and copied  only under the terms of  this
  62.           agreement. The purchaser may make one copy of this software for backup
  63.           purposes.
  64.  
  65.           Copyrights and Trademarks
  66.  
  67.           Government Spending  1.0 is  a trademark  of CD  Publishing, Inc.  The
  68.           CDPMenu 1.0 software is the licensed  property of CD Publishing,  Inc.
  69.           and is copyrighted  1994 by CD Publishing, Inc. All rights reserved.
  70.  
  71.           Government  Spending  1.0  User's  Guide,  copyrighted   1994  by  CD
  72.           Publishing, Inc.
  73.  
  74.           IBM and AT are registered trademarks, and PC and PC/XT are  registered
  75.           trademarks of International Business Machines Corporation.
  76.  
  77.           GEnie is  a  registered  trademark  of  General  Electric  Information
  78.           Services.
  79.  
  80.           CompuServe is a registered trademark of CompuServe.
  81.  
  82.           Microsoft,  Microsoft  Extensions  CD,   and  Microsoft  Windows   are
  83.           registered trademarks of Microsoft Corporation.
  84.  
  85.           HP, Laserjet, and Deskjet are registered trademarks of Hewlett Packard
  86.           Company.
  87.  
  88.           Cover art copyrighted New Vision Technologies, Inc.
  89.  
  90.           The Government Spending  User's Guide ,  software or portions  thereof
  91.           may not  be reproduced  in any  form whatsoever  (except as  permitted
  92.           within the license  agreement) without  the written  permission of  CD
  93.           Publishing, Inc.
  94.  
  95.           Correspondence   concerning   the   Government   Spending   disc   and
  96.           documentation should be  directed to  CD Publishing,  Inc., 4960  Wolf
  97.           Creek Trail, Flower Mound, TX. 75028-1954.
  98.  
  99.           Printed February 1994 in the USA.
  100.  
  101.           ***********************************************
  102.  
  103.           License
  104.  
  105.           CD Publishing, Inc. hereby grants you a license to use the CD-ROM  and
  106.           the CDP software in accordance with the terms and conditions set forth
  107.           in this Agreement.
  108.  
  109.  
  110.  
  111.  
  112.                                                             User's Guide                                                            User's Guide                                                            User's Guide                                                                                                                                                                                                                                                                                                                       iii                                                                             iii                                                                             iii
  113.  
  114.  
  115.  
  116.           The CDP Software  may not  be copied  and may  only be  loaded onto  a
  117.           single computer at any given time. The CDP Software many not be placed
  118.           on a local  area network unless  you have a  separate network  license
  119.           from CD Publishing, Inc.
  120.  
  121.           Notwithstanding your  ownership of  the physical  media on  which  the
  122.           software is stored, this  Agreement does not  grant you any  ownership
  123.           interest in or to the software  itself. You may transfer this  license
  124.           to any  subsequent  purchaser of  the  physical CD-ROM,  provided  you
  125.           notify CD Publishing, Inc. in writing.
  126.  
  127.  
  128.  
  129.  
  130.                                                              User's Guide                                                             User's Guide                                                             User's Guide                                                                                                                                                                                                                                                                                                                           iv                                                                              iv                                                                              iv
  131.  
  132.  
  133.  
  134.           Limited Warranty
  135.  
  136.           CD Publishing,  Inc. warrants  the  physical CD-ROM  and  accompanying
  137.           documentation to be free from defects in material and workmanship  for
  138.           a period  of sixty  (60) days  from date  of purchase  (the  "Warranty
  139.           Period"). CD Publishing, Inc. will replace this CD-ROM , if defective,
  140.           provided that it is returned, postage prepaid, to CD Publishing,  Inc.
  141.           within the Warranty Period and CD  Publishing, Inc. confirms that  the
  142.           defect existed at  the time  you purchased it  and was  not caused  by
  143.           misuse or abuse.
  144.  
  145.           CD Publishing's entire liability to you, and your exclusive remedy for
  146.           breach of this  Limited Warranty shall  be limited  to replacement  of
  147.           defective CD-ROM(s) or documentation and  shall not include or  extend
  148.           to claim for or right to recover any other damages, including but  not
  149.           limited to, loss of profit, data,  or use of the software, or  special
  150.           incidental, or consequential damages or other claims, even if CDP  has
  151.           been specifically advised of  the possibility of  such damages. In  no
  152.           event will CDP's liability for any damages to you or any other  person
  153.           ever exceed the lower of suggested list price or actual price you paid
  154.           for the license  to use the  software, regardless of  the form of  the
  155.           claim.
  156.  
  157.           THE FOREGOING LIMITED WARRANTY IS IN LIEU OF ALL OTHER WARRANTIES, AND
  158.           CD PUBLISHING EXPRESSLY DISCLAIMS  ALL OTHER WARRANTIES, EXPRESSED  OR
  159.           IMPLIED, INCLUDING,  BUT  NOT  LIMITED TO,  ANY  IMPLIED  WARRANTY  OF
  160.           MERCHANTABILITY OR FITNESS FOR A PARTICULAR PURPOSE.
  161.  
  162.           This limited warranty gives  you specific legal  rights. You may  have
  163.           other legal rights that may vary  from state to state. Some states  do
  164.           not allow the exclusion of incidental or consequential damages, or the
  165.           limitation on how long an implied warranty lasts, so some of the above
  166.           may not apply.
  167.  
  168.           Governing Law and General Provisions
  169.  
  170.           This Agreement shall  be construed, interpreted,  and governed by  the
  171.           laws of the  State of  Texas. If any  provision of  this Agreement  is
  172.           found void or unenforceable,  it will not affect  the validity of  the
  173.           balance of this  Agreement, which shall  remain valid and  enforceable
  174.           according to it's terms. If any remedy provided is determined to  have
  175.           failed of it's  essential purpose,  all limitations  of liability  and
  176.           exclusions of damages set forth in  the Limited Warranty shall  remain
  177.           in full  force and  effect. This  Agreement may  only be  modified  in
  178.           writing signed by you and an authorized officer of CD Publishing. Use,
  179.           duplication, or  disclosure by  the U.S.  Government of  the  computer
  180.           software and documentation  in this package  shall be  subject to  the
  181.           restricted rights applicable  to commercial  computer software  (under
  182.           DFARS 52.227-7013).  All  rights  not  specifically  granted  in  this
  183.           Agreement are reserved by CD Publishing, Inc.
  184.  
  185.           Mail Order Refund Policy
  186.  
  187.  
  188.  
  189.  
  190.                                                               User's Guide                                                              User's Guide                                                              User's Guide                                                                                                                                                                                                                                                                                                                               v                                                                               v                                                                               v
  191.  
  192.  
  193.  
  194.           For mail  order sales  using credit  cards, purchaser  may return  the
  195.           product(s) in it's original condition within  15 days of purchase  for
  196.           full refund of the CD-ROM cost, less shipping and handling charges. If
  197.           return is  necessary, purchaser  must include  written statement  with
  198.           returned merchandise stating they have not copied or used any  portion
  199.           of the software or data contained on the disc.
  200.  
  201.  
  202.  
  203.  
  204.                                                              User's Guide                                                             User's Guide                                                             User's Guide                                                                                                                                                                                                                                                                                                                           vi                                                                              vi                                                                              vi
  205.  
  206.  
  207.  
  208.  
  209.                                                             User's Guide                                                            User's Guide                                                            User's Guide                                                                                                                                                                                                                                                                                                                       vii                                                                             vii                                                                             vii
  210.  
  211.  
  212.  
  213.           Preface
  214.  
  215.           CD Publishing,  Inc.  is proud  to  present Government  Spending.  The
  216.           Office of Federal Procurement Policy Act required the establishment of
  217.           a computer database for collecting, developing, and disseminating data
  218.           to Congress, the  executive branch, and  to the  private sector.  This
  219.           disc represents  a collection  of data  on  purchases by  the  federal
  220.           government.  Over 63 agencies are represented in this data covering 61
  221.           States and outlying areas plus multiple foreign countries.
  222.  
  223.           Our intent of  distributing this  data to  the private  sector was  to
  224.           assist businesses in recognizing opportunities for future sales and to
  225.           provide  others  with  a  better  understanding  of  how  our  federal
  226.           government is spending our money. Although this data represents  prior
  227.           sales, we feel you can learn significant information about  government
  228.           buying habits  and competitive  bidding by  viewing past  records.  CD
  229.           Publishing, Inc. does not  guarantee the accuracy of  any of the  data
  230.           distributed on  this disc.  As with  all  data, errors  in  recording,
  231.           filing, and retrieval are possible. This  disc does not represent  all
  232.           purchases made by the federal government.  It does represent the  data
  233.           the Federal Procurement Data Center collects and reports.
  234.  
  235.           If you have  any comments  please send us  a letter.  We consider  all
  236.           suggestions as  we strive  to maintain  the highest  level of  quality
  237.           products and  services,  at  reasonable prices.  Thank  you  for  your
  238.           support of CD Publishing, Inc.
  239.  
  240.           Sincerely,
  241.  
  242.           Larry Nelson
  243.  
  244.           President
  245.  
  246.           CD Publishing, Inc.
  247.           4960 Wolf Creek Trail
  248.           Flower Mound, TX 75028-1954
  249.  
  250.  
  251.  
  252.  
  253.                                                            User's Guide                                                           User's Guide                                                           User's Guide                                                                                                                                                                                                                                                                                                                   viii                                                                            viii                                                                            viii
  254.  
  255.  
  256.  
  257.  
  258.                                                              User's Guide                                                             User's Guide                                                             User's Guide                                                                                                                                                                                                                                                                                                                           ix                                                                              ix                                                                              ix
  259.  
  260.  
  261.  
  262.                TABLE OF CONTENTS
  263.  
  264.  
  265.           Getting Assistance...............................................1
  266.                Customer Service............................................1
  267.  
  268.           Getting Started..................................................4
  269.                Checking Your System Configuration..........................4
  270.                Installation................................................4
  271.                Installation Notes:.........................................4
  272.                Running CDPMenu and Government Spending.....................5
  273.                CDP GS(Government Spending) Directory Structure.............5
  274.  
  275.           Introduction: Government Spending................................6
  276.  
  277.           Browsing The Database............................................9
  278.                Why Use "Browse"............................................9
  279.                File Specifications.........................................9
  280.  
  281.           Free Form Query / Export Report..................................12
  282.                Preparing A Report Query....................................12
  283.                Building A Report Query.....................................12
  284.                Printing Your Reports.......................................21
  285.  
  286.           Sample Search Routines...........................................23
  287.                Contract Offices You Can Contact............................23
  288.                Who Might The Competition Be?...............................27
  289.                What Is Your Competition Doing?.............................30
  290.  
  291.           Government Spending Fieldnames and Definitions...................33
  292.                ICAR File:..................................................33
  293.                     Reporting Agency.......................................33
  294.  
  295.                     Contract Number........................................33
  296.  
  297.                     Modification Number....................................33
  298.  
  299.                     Contracting Office Order Number........................33
  300.  
  301.                     Contracting Office.....................................33
  302.  
  303.                     Action Date............................................34
  304.  
  305.                     Type of Data Entry.....................................34
  306.  
  307.                     Report Period..........................................34
  308.  
  309.                     Kind of Contract Action................................34
  310.  
  311.                     Dollars Obligated or Deobligated This Action...........34
  312.  
  313.                     Type of Obligation.....................................34
  314.  
  315.                     Principle Product or Service...........................36
  316.  
  317.  
  318.  
  319.  
  320.                                                               User's Guide                                                              User's Guide                                                              User's Guide                                                                                                                                                                                                                                                                                                                               x                                                                               x                                                                               x
  321.  
  322.  
  323.  
  324.                     Principle Standard Industrial Classification (SIC) Code
  325.                     .......................................................36
  326.  
  327.                     Advisory and Assistance Services Award.................36
  328.  
  329.                     Contractor Name........................................36
  330.  
  331.                     Contractor Establishment Code..........................36
  332.  
  333.                     Principal Place of Performance.........................36
  334.  
  335.                     Contract  For  Foreign   Government  or   International
  336.                     Organization...........................................37
  337.  
  338.                     Tariff or Regulated....................................37
  339.  
  340.                     Number of Bidders Offering Foreign Items...............37
  341.  
  342.                     Buy American Act Percent Difference....................37
  343.  
  344.                     Country of Manufacture.................................37
  345.  
  346.                     Synopsis Of Procurement Prior To Award.................37
  347.  
  348.                     Type of Contract or Modification.......................38
  349.  
  350.                     CICA Applicability.....................................38
  351.  
  352.                     Solicitation Procedures................................38
  353.  
  354.                     Authority for Other Than Full and Open Competition.....38
  355.  
  356.                     Number of Offers Received..............................40
  357.  
  358.                     Extent Competed........................................40
  359.  
  360.                     Type of Contractor.....................................40
  361.  
  362.                     Woman Owned Small Business.............................40
  363.  
  364.                     Preference Program.....................................40
  365.  
  366.                     SubContracting Plan....................................40
  367.  
  368.                     Subject to Labor Statutes..............................41
  369.  
  370.                     Estimated Contract Completion Date.....................41
  371.  
  372.                     Demonstration Test Program.............................41
  373.  
  374.                     Emerging Small Business................................41
  375.  
  376.                     Emerging Small Business Reserve Award..................41
  377.  
  378.  
  379.  
  380.  
  381.                                                              User's Guide                                                             User's Guide                                                             User's Guide                                                                                                                                                                                                                                                                                                                           xi                                                                              xi                                                                              xi
  382.  
  383.  
  384.  
  385.                     Size of Small Business.................................42
  386.  
  387.                     Optional Reported Data Elements........................42
  388.  
  389.                     ICAR Status............................................43
  390.  
  391.                Vendor/Contractor File:.....................................43
  392.                     Contractor Establishment Code..........................43
  393.  
  394.                     Contractor's Name......................................43
  395.  
  396.                     Vendor Street Address..................................43
  397.  
  398.                     City...................................................43
  399.  
  400.                     State..................................................43
  401.  
  402.                     Zipcode................................................43
  403.  
  404.                Product Service Information File:...........................43
  405.                     Product Service Code...................................43
  406.  
  407.                     Product Service Name...................................43
  408.  
  409.                Standard Industrical Classification Code File:..............44
  410.                     SIC Codes..............................................44
  411.  
  412.                     SIC Name...............................................44
  413.  
  414.                DOD System Code File:.......................................44
  415.                     Rollup Agency Code.....................................44
  416.  
  417.                     Rollup Agency Name.....................................44
  418.  
  419.                     Department of Defense System Code......................44
  420.  
  421.                     Department of Defense System Name......................44
  422.  
  423.                Contracting Office's File:..................................44
  424.                     Reporting Agency.......................................44
  425.  
  426.                     Contracting Office.....................................44
  427.  
  428.                     Contracting Office Name................................44
  429.  
  430.                     Adress 1...............................................45
  431.  
  432.                     Address 2..............................................45
  433.  
  434.                     Address 3..............................................45
  435.  
  436.                     City...................................................45
  437.  
  438.                     State..................................................45
  439.  
  440.  
  441.  
  442.  
  443.                                                             User's Guide                                                            User's Guide                                                            User's Guide                                                                                                                                                                                                                                                                                                                       xii                                                                             xii                                                                             xii
  444.  
  445.  
  446.  
  447.                     Zipcode................................................45
  448.  
  449.                     Country................................................45
  450.  
  451.  
  452.           APPENDIX A:......................................................47
  453.                State Abbreviations and Numeric codes.......................47
  454.  
  455.           APPENDIX B:......................................................49
  456.                Country Codes and Abbreviations.............................49
  457.  
  458.           APPENDIX C:......................................................51
  459.                Reporting Agency Code and Name..............................51
  460.  
  461.           APPENDIX D:......................................................53
  462.                Search Formulas.............................................53
  463.  
  464.           INDEX............................................................56
  465.  
  466.  
  467.  
  468.  
  469.                                                               User's Guide     1
  470.  
  471.  
  472.  
  473.  
  474.  
  475.  
  476.           Getting Assistance
  477.  
  478.  
  479.           Customer Service
  480.           CDP provides free assistance for all our current products. In order to
  481.           receive support you must fill out the registration card included  with
  482.           your purchase and  return it to  CDP. If you  have just purchased  the
  483.           product, our  service representative  will  ask you  the  registration
  484.           information so you are registered in our database.
  485.  
  486.           Check these items before calling for service:
  487.  
  488.           1.   Are you able  to duplicate the  problem at will?  Write down  the
  489.           steps you had  taken to  get to the  point where  you encountered  the
  490.           problem.
  491.           2.   Have you read the  User's Guide and help  files we provided  with
  492.           the disc?
  493.  
  494.  
  495.           If you are unable to resolve your problem please contact our  customer
  496.           service group. Our office  hours of  operation are from  8am-5pm CST,
  497.           Monday through Friday.
  498.  
  499.           You may contact customer service in one of five ways:
  500.  
  501.           1.  GEnie
  502.           GEnie is the preferred method. GEnie   is an online service available
  503.           through General Electric Information Services that can be accessed via
  504.           a modem. You can send mail  directly to CDP through GEnie .  CDP will
  505.           send you  a  return  response within  24  hours.  Please  address  all
  506.           correspondence to: Mail CDP. You  will find GEnie  allows easy, fast,
  507.           and inexpensive access.  If you  would like a  GEnie  account,  please
  508.           contact them at 1-800-638-9636.
  509.  
  510.           2.  CompuServe
  511.           CompuServe is a second way   to communicate with us. You  may address
  512.           all correspondence to account # 70702,43.  CDP's reponse will be  sent
  513.           out within 48 hours.
  514.  
  515.           3.  FAX
  516.           Faxing us your questions is quick and easy. Send faxes to 214-394-0338
  517.           day or night and we will reply within 24 hours.
  518.  
  519.           4.  Telephone
  520.           You may contact us by telephone.  You may call 214-724-0023 M-F,  8am-
  521.           5pm CST.
  522.  
  523.           5.  Mail
  524.           Due to the delays in mail correspondence, we do not recommend  sending
  525.           any support questions  by mail. If  you would like  to comment on  our
  526.  
  527.  
  528.  
  529.  
  530.                                                               User's Guide     2
  531.  
  532.  
  533.  
  534.           products please  write  CD Publishing,  Inc.  4960 Wolf  Creek  Trail,
  535.           Flower Mound, TX.  75028-1954.
  536.  
  537.  
  538.  
  539.  
  540.                                                               User's Guide     3
  541.  
  542.  
  543.  
  544.  
  545.                                                               User's Guide     4
  546.  
  547.  
  548.  
  549.  
  550.  
  551.  
  552.           Getting Started
  553.  
  554.  
  555.           Checking Your System Configuration
  556.           A simple test program is loaded on this CD which enables you to  check
  557.           the programs system requirements with your system's configuration. Run
  558.           this test program first!
  559.           Our examples  use  the  letter  "G"  to  represent  the  CD-ROM  drive
  560.           identifier
  561.           C:\> G:CDPTEST (return)
  562.           C:\> Exit (return)
  563.           Read the information on the screen defining your system variables. The
  564.           last statement  will tell  you if  your system  will run  this  CD-ROM
  565.           title. Lack of sufficent  memory and Temp variable  not being set  are
  566.           the two most common problems. The  Temp Variable problem is  discussed
  567.           later in this section. Too low of memory must be fixed by you.
  568.  
  569.           Installation
  570.           This disc  is  managed  by a  proprietary  piece  of  software  called
  571.           CDPMenu. When using a CDP disc  for the first  time you will  need to
  572.           install CDPMenu  before  using the  data  on the  CD-ROM.  CDPMenu  is
  573.           designed to install  itself and any  future CDP  programs. To  install
  574.           place your Government Spending disc into the CD-ROM drive; at the  DOS
  575.           prompt type:  C:\> G:CDPMENU
  576.  
  577.           The system will start installing itself.   You are prompted to  answer
  578.           the following questions.
  579.  
  580.           1. CDPMenu was  not previously installed.  Select "OK"  to install  or
  581.           "CANCEL" to abort.
  582.           2. What directory should CDPMenu install  to? Press "ENTER" to  accept
  583.           the default.
  584.           3. CDPMenu has determined that you need an environment variable set in
  585.           your "Autoexec.bat" File. CDPMenu will update your "Autoexec.bat"  for
  586.           you. Select your option from below:
  587.           At this point you will be prompted  to reboot your system in order  to
  588.           save the config.sys and exe.bat file changes you have just  completed.
  589.           You are given the  option of reviewing your  installation log. If  you
  590.           wish to  review the  log  press "OK"  when  prompted. CDPMenu  is  now
  591.           installed. It should not be necessary  to re-install CDPMenu again  in
  592.           order to run any of CDP's CD-ROM discs.
  593.  
  594.            Special note: If  you should have  to re-install CDPMenu  at a  later
  595.           date, the installation  process will overwrite  your saved  Government
  596.           Spending report queries.
  597.  
  598.  
  599.  
  600.           Installation Notes:
  601.                If you are installing onto floppies instead of a hard drive,  the
  602.           floppies used must be empty and of the high density variety.
  603.  
  604.  
  605.  
  606.  
  607.                                                               User's Guide     5
  608.  
  609.  
  610.  
  611.                If you have  previously installed CDPMenu  and it  is asking  you
  612.           about installation, check for the following line in your  AUTOEXEC.BAT
  613.           file:  SET CDP=\CDP\      If CDPMenu does  not find this variable,  it
  614.           will assume the program is not installed.
  615.                If running  on a  network, map  all your  drives before  starting
  616.           CDPMenu. Changing drive mappings from the DOSShell will not be  sensed
  617.           by CDPMenu.
  618.                If you  receive  the  following  message:  "Unable  to  determine
  619.           writable area or  directory for swap  files. Use/S<SwapDir> or  /? to
  620.           specify swap directory  or to obtain  help.   CDPMenu Aborting."  This
  621.           indicates  CDPMenu or one of the other programs is unable to determine
  622.           a  writeable  directory  for  it's  swapfiles.  Specify  a  hard  disk
  623.           directory or high  density floppy drive   (i.e.  Set TEMP=C:\TEMP)  in
  624.           your autoexec.bat. Then reboot and rerun CDPMenu from the CDROM.
  625.  
  626.  
  627.           Running CDPMenu and Government Spending
  628.           From the  DOS prompt,  change to  the CDP  directory (or  the one  you
  629.           defined) and type "CDPMenu". The "Title  and Credit" screen should  be
  630.           seen on your monitor. From the "Title and Credit" screen you will move
  631.           to the main menu  screen. You will have  three choices: FILE,  BROWSE,
  632.           and HELP. In order to access  Government Spending select "Browse"  and
  633.           select "Packages"  by  pressing "Enter".  You  now have  a  choice  of
  634.           selecting one of three packages:
  635.  
  636.           1.   CDP Government Spending Database (CDPGS) Q1-3 FY92 Data
  637.           2.   CDP Government Spending Database (CDPGS93) Q4 FY92 - Q3 FY93 Data
  638.           3.   GEnie's Communicaton Program Aladdin
  639.  
  640.           The CDPMenu allows you to use multiple CDP discs without exiting  this
  641.           program. Each  CDP update  disc released  will  be listed  as  another
  642.           package from which to  choose. Highlight the package  you wish to  use
  643.           and press  "Enter".   If you  have  selected a  package which  is  not
  644.           presently in your  CD-ROM drive, you  will be prompted  to insert  the
  645.           appropriate disc into your drive. At this point you can either  "View"
  646.           the database or you can "View" our documentation. You are now ready to
  647.           search the Federal Procurement Database. Congratulations!
  648.  
  649.           For those of you wishing to use GEnie  for customer support, you will
  650.           find the programs  on our  disc needed  to initiate  and install  this
  651.           application. Select GEine's  Communication Program  from your  package
  652.           menu in order to receive more information on this process.
  653.  
  654.  
  655.           CDP GS(Government Spending) Directory Structure
  656.           \         Root Directory, contains the CDPMenu Programs
  657.           \CDP\          Contains the data files and installation scripts
  658.           \GS\      Government Spending databases
  659.           \Aladdin\ Aladdin Program files
  660.           \CDPDOC\  CDPMenu documentation
  661.  
  662.  
  663.  
  664.  
  665.                                                               User's Guide     6
  666.  
  667.  
  668.  
  669.  
  670.  
  671.  
  672.           Introduction: Government Spending
  673.  
  674.           This database has  numerous uses  to you  and your  business, and  for
  675.           researching procurement  activities  within  our  federal  government.
  676.           However, the information you  retrieve is only as  good as the  search
  677.           criteria you  use.  When working  with  a  database of  this  size  be
  678.           selective and plan your  search ahead of  time. Know what  information
  679.           you want to show on reports,  and what information you want to  search
  680.           by. These pieces  of information  are normally  different. There  will
  681.           always be at  least one primary  search routine which  can narrow  the
  682.           data down considerably. In order for you to have fast searches, it  is
  683.           your job to  locate this primary  search field.  Before starting  your
  684.           searches remember these six important points:
  685.  
  686.           1.   First  use  the  "Browse"   function  to  review  the   potential
  687.           reportable data.
  688.           2.   Be overly selective when it comes to creating search routines.
  689.           3.   Uniqueness of an Individual Contract Action Report (ICAR)  record
  690.           is only achieved by combining five fields.(Reporting Agency,  Contract
  691.           Number, Modification Number, Contracting Office, and Order Number)
  692.           4.   There are six files within the database. Select the file(s) which
  693.           best depicts the data you want to research.
  694.           5.   Several hundred thousand  ICAR records  exist in  the ICAR  file.
  695.           Browsing this file becomes more efficient if you use key ranges within
  696.           this file. It is also possible to use key range limitations within the
  697.           other 5 files identifying certain records.  Those records can then  be
  698.           matched to the ICAR records quickly. (i.e. if you want to look at  the
  699.           ICAR records who have  SIC Codes of 3471-3479,  you should browse  the
  700.           SICode file and  restrict the SICode  to these  limitations. Once  the
  701.           restriction is made you can press "Enter" on any entry to see how many
  702.           matching ICARs  there are.  When  you see  the  ICAR records  you  can
  703.           display or print the detail by pressing "Enter" again.
  704.           6.   All files  are set  up so  you can  change the  pre-defined  sort
  705.           criteria. Use the "Keys" button to alter the default sort criteria.
  706.  
  707.           An Individual  Contract Action  Report (ICAR)  is  the form  which  is
  708.           filled out  for every  purchase reported  to the  FPDC. There  are  49
  709.           fields which can be completed on  each form. (See Government  Spending
  710.           Fieldnames and Definitions  section for details  of each field).  When
  711.           browsing the database,  you will  have the  ability to  print an  ICAR
  712.           record once  you've identified  a specific  record. The  printed  ICAR
  713.           record is two pages long. If you have an ANSI device driver loaded you
  714.           can also  use the    "Print Screen"  function   to  print  information
  715.           displayed on the screen.
  716.  
  717.           For sophisticated  reporting  we  suggest  utilizing  the  "Free  Form
  718.           Query/Export Report".  This  allows  you to  systematically  create  a
  719.           defined  report  which  fits   your  specification.  The  "Free   Form
  720.           Query/Export Report" allows you  to continue constricting your  search
  721.           by keying elements within both files and fields. Use Boolean querys to
  722.           allow easy search definitions as you build your reports. For extremely
  723.  
  724.  
  725.  
  726.  
  727.                                                               User's Guide     7
  728.  
  729.  
  730.  
  731.           complex reports, we suggest using Paradox.  You can find these  report
  732.           options when you define your report type (screen shown after selecting
  733.           "New Report").
  734.  
  735.  
  736.  
  737.  
  738.                                                               User's Guide     8
  739.  
  740.  
  741.  
  742.           Throughout the  database  some fields  within  some records  are  left
  743.           blank. Depending  on  the field,  it  may not  need  an entry  or  the
  744.           information wasn't entered  by the  reporting agency.  In some  cases,
  745.           fields are left blank  for security reasons which  are defined by  our
  746.           federal government. Whatever information remains in those records  you
  747.           are free  to use.    All information  is  reported by  the  individual
  748.           agencies. CDP does not alter or restrict any of the data you see.
  749.  
  750.  
  751.  
  752.  
  753.                                                               User's Guide     9
  754.  
  755.  
  756.  
  757.  
  758.  
  759.  
  760.           Browsing The Database
  761.  
  762.  
  763.           Why Use "Browse"
  764.           To better  understand what  information you  want  to report  on,  you
  765.           should  first  browse  the  database.  Government  Spending  offers  6
  766.           different files and over 60 fields to browse. Each file offers a  vast
  767.           array of information leading you to eventually identify a selection of
  768.           ICAR records.  The  "Browse" function  allows  you to  scope  out  the
  769.           eventual  path  used  to  create  a  report  through  the  "Free  Form
  770.           Query/Export Report" function. Once you know  what data you want,  use
  771.           the "Free Form Query/Export  Report"  to build  your reports and  save
  772.           them for future use.
  773.  
  774.           The "Browse" function provides you a quick way to see how many records
  775.           are available for reporting. For example,  you may want to search  via
  776.           the Standard  Industrical Classification  Code (SICode)  5432  because
  777.           that's the industry you represent. By browsing the SICode file you key
  778.           in on that code  and select it. This  automatically tells you  whether
  779.           there  are  any  matching  ICAR  records.  In  fact,  you  are  placed
  780.           immediately in the ICAR records. You are given an option to count  the
  781.           total number of matching records. With this information you can  print
  782.           the ICAR  records or  return to  the "Browse"  screens. The  more  you
  783.           browse for key search elements and  selections, the less time it  will
  784.           take to build your future reports.
  785.  
  786.           Once you open  a file  to browse  you can  narrow in  on your  desired
  787.           selection by using the numeric or  alpha key pad. Each file is  sorted
  788.           by a default field. Most files are sorted in alphabetic order. At  any
  789.           time during  your browse  you may  type in  a sequence  of letters  or
  790.           numbers   to   isolate   your   search.   Example:   While   in    the
  791.           Vendor/Contractor file you want to  find Digital Equipment Corp.  When
  792.           you open the  vendor file it  displays a alphabetical  listing of  the
  793.           vendors. At this point you could type "D", the letter will appear in a
  794.           few seconds below  the contractor  establishment code  column, at  the
  795.           same time  the database  will move  to  the first  "D" vendor  in  the
  796.           database. You could have also typed "DIGITAL", this would have brought
  797.           you to the first vendor starting with the word DIGITAL. You could  not
  798.           have typed "DIGITAL EQUIPMENT CORP." You may not insert a space  while
  799.           typing a  string  of charactors.  Once  you have  typed  your  initial
  800.           charactor string you will have to re-type  it if you wish to alter  it
  801.           in some way. This method of moving within the data is quick and  easy.
  802.           The "up" and "down"  arrow keys can  also be used  to move within  the
  803.           database.
  804.  
  805.  
  806.           File Specifications
  807.           The Government Spending database is comprised  of 6 separate, but  not
  808.           totally unique files. Since the ICAR  is the method of data input,  it
  809.           is the largest file. The ICAR  uses numeric, date, or alpha codes.  To
  810.           interpret this information 5 other files were created. Fields such  as
  811.  
  812.  
  813.  
  814.  
  815.                                                              User's Guide     10
  816.  
  817.  
  818.  
  819.           Reporting Agency, City, State, Contracting  Office all need tables  to
  820.           translate the codes into English. Coded fields are the tying  elements
  821.           between the different files.
  822.  
  823.           Every file is tied to  an ICAR record in  some way. All files,  except
  824.           ICAR, provide common  names and address  for coded  fields within  the
  825.           ICAR file.
  826.  
  827.           Each file contains specific information  designed to make your  search
  828.           quicker and easier. The file names and contents are:
  829.  
  830.           Vendor/Contractor - This file allows for variable search routines on 5
  831.           separate  fields:   Contractor   Establishment   Code   (ContEstCode),
  832.           Contractor's Name (CIFVendorName), City (City), State (StateAbbr) and
  833.           Zipcode (Zipcode). Any of these fields may be used as the primary sort
  834.           field. Use the  "Select Sort" button  to change  the pre-defined  sort
  835.           criteria. The  other  field  contained  on  this  "Browse"  screen  is
  836.           (VendorStreet).
  837.  
  838.           Product Service  Information- In  this  file you  receive  information
  839.           pertaining to  the  Product Service  Code  (PrdServCode) used  on  the
  840.           contract and  the actual  name of  the  Product or  Service  (PSName).
  841.           Either field  can be  used as  the sort  criteria. The  "Select  Sort"
  842.           button will change the sort selection.
  843.  
  844.  
  845.  
  846.  
  847.                                                              User's Guide     11
  848.  
  849.  
  850.  
  851.           SIC Codes - To select contracts based on the SIC codes defined on  the
  852.           record, browse  through  this  file. You  can  browse  the  screen  by
  853.           scrolling through the numeric SIC Codes  and browse the data based  on
  854.           specific Standard Industrial Classification  names. The "Select  Sort"
  855.           button will change the sort selection.
  856.  
  857.           DOD System Code - In this file  you can search for contracts based  on
  858.           the agencies the contracting offices report to (RollupAgency), the DOD
  859.           System code (DODSystemCod), or the DOD System name (DODSystemNam).
  860.  
  861.           Contracting Offices -  This file contains data on 11 different fields.
  862.           Seven of the fields can be used as the primary search criteria.  These
  863.           fields   are:   Reporting   Agency   (RptAgency),   Contract    Office
  864.           (ContOffice), Contracting Office's Name  (COName), City (City), State
  865.           (StateAbbr),  Zipcode  (ZipCode),  and  Country  (CountryCode).  Other
  866.           fields contained in this file  are 3 different contractor's  addresses
  867.           and the state name, not abbreviated.
  868.  
  869.           ICAR (Individual Contract Action Report) -  This is the all  inclusive
  870.           file. More than 45 different fields  are shown for each record. For  a
  871.           specific definition of each data field see section titled  "Government
  872.           Spending Fieldnames and Definitions". Searches done through the  other
  873.           5 files  links  you to  the  ICAR files  automatically.  For  printing
  874.           reports, the data  will be taken  from this file  and captured in  the
  875.           report format you  define. The "Select  Sort" button  will change  the
  876.           pre-defined sort criteria.
  877.  
  878.  
  879.  
  880.  
  881.                                                              User's Guide                                                                                   12
  882.  
  883.  
  884.  
  885.  
  886.  
  887.  
  888.           Free Form Query / Export Report
  889.  
  890.  
  891.           Preparing A Report Query
  892.           To be efficient  at creating good  reports you must   be  disciplined.
  893.           Take time to prepare your report. This effort will save you  countless
  894.           hours later. Follow  the five steps  listed below to  help you  obtain
  895.           data in the format you desire.
  896.  
  897.           Five Steps to Report Query Success:
  898.           Step 1.   Browse the data files  to see what  information you want  to
  899.           report.
  900.           Step 2.   On paper,  draft what  you want  your final  report to  look
  901.           like, list headings.
  902.           Step 3.   Under each heading, write the file and fieldnames where data
  903.           is located.
  904.           Step 4.   Define your search and  sort criteria. (The search  criteria
  905.           will probably be fields you are not printing on your report).
  906.           Step 5.   Prioritize search  criteria  from most  selective  to  least
  907.           selective. (Your primary search field can be your biggest time saver).
  908.  
  909.           These five steps will be used  in our sample searches discussed  later
  910.           in this chapter.
  911.  
  912.  
  913.           Building A Report Query
  914.           From the  Government Spending  main menu  select  "Free Form  Query  /
  915.           Export Report"  and press  "Enter" to  accept.  The screen  which  now
  916.           appears (Fig. 1) is the Main Menu for the "Free Form Query". Initially
  917.           you  will  only  have  two  options,  "New  Query"  and  "Set  Printer
  918.           Type/Port".
  919.  
  920.                      (Fig.1)
  921.  
  922.                 Free Form Query Main Menu
  923.            New Query
  924.  
  925.  
  926.                       Set Printer Type/Port
  927.  
  928.  
  929.  
  930.           Esc-Close Enter-Select Option
  931.  
  932.  
  933.  
  934.  
  935.                                                              User's Guide                                                                                   13
  936.  
  937.  
  938.  
  939.           Figure 2 displays all  options available from this  menu. The menu  is
  940.           set up to only  display those options which  can be selected based  on
  941.           the progression of your query.
  942.  
  943.                       (Fig. 2)
  944.                  Free Form Query Main Menu
  945.  
  946.            New Query     Load Query
  947.            Select Fields           Select Files  Save Query As...                         Save Query
  948.            Create Computed Fields                         Clear Current Query
  949.            Setup Report Totals                         Rename Query
  950.            Specify Sort Criteria                         Delete Saved Query
  951.            Restrict Search Criteria
  952.            Specify Search Criteria                         Set Printer Type/Port
  953.            Report OptionsView Last Report
  954.            Generate Report/Export                         View Last Counts
  955.  
  956.                   Enter- Select Option           ESC to Close
  957.  
  958.  
  959.  
  960.           A brief description of each function follows:
  961.  
  962.                     - To initiate a query  you must first highlight "New Query"          New Query
  963.           and press "Enter".   You  will then be  given a  series of  additional
  964.           screens. The first of these screens  (Fig. 3) asks you to define  what
  965.           type of query report you want to create. You are given five options:
  966.  
  967.           Tabular Report-  A  column based  report with fieldnames  as headers.
  968.           This is  the only  type report  which can  utilize the  "Setup  Report
  969.           Totals" function. The print restrictions of this application allow for
  970.           only 132 columns (compressed).
  971.  
  972.           Comma Delimited ASCII File- An excellent report for transporting data
  973.           to wordprocessing  documents  or  spreadsheets. Basic  ASCII  code  is
  974.           separated by commas.
  975.  
  976.           Fixed Length ASCII File- Basic ASCII files which have predefined field
  977.           lengths.
  978.  
  979.           Paradox V4.0 File- This creates files to run in Paradox V4.0.
  980.  
  981.           Paradox V3.5 File- This creates files to run in Paradox V3.5.
  982.  
  983.  
  984.  
  985.  
  986.                                                              User's Guide                                                                                   14
  987.  
  988.  
  989.  
  990.                     (Fig.3)
  991.  
  992.                    Report type
  993.             Tabular Report
  994.             Comma Delimited ASCII File
  995.             Fixed Length ASCII File
  996.  
  997.             Paradox V3.5 File
  998.             Paradox V4.0 File
  999.  
  1000.  
  1001.  
  1002.                    Enter- Select Report Type           ESC to Close
  1003.  
  1004.  
  1005.  
  1006.           Once the report type  is defined, you are  asked to name your  report.
  1007.           Names can be up to 30 characters. For any reports which are files  you
  1008.           will be  asked to  name the  file.  You are  restricted to  using  the
  1009.           standard eight  (8) characters  plus an  extension. After  naming  the
  1010.           report you are retuned to the main menu.
  1011.                    (Fig.4)
  1012.  
  1013.             Selected Files                       Available Files
  1014.  
  1015.                        GSPSC                       GSVendor
  1016.                        GSSIC
  1017.                        GSCOffice
  1018.                        GSICAR
  1019.  
  1020.  
  1021.  
  1022.  
  1023.           ESC to Close
  1024.           F10-Continue Enter-Select Tab-Switch
  1025.  
  1026.           Select Files- This is the first option available after creating a new
  1027.           report. Figure  4 displays  six  files you  can  open. To  access  the
  1028.           appropriate fieldnames,  their corresponding  files must  be open.  By
  1029.           highlighting any file and pressing "Enter", the selected file moves to
  1030.           the left side of the screen. The first file opened becomes the primary
  1031.           file. Carefully select a file which has the data element which you can
  1032.           use a "Key Range" limitation. The "Key Range" can only be used on  the
  1033.           primary file.  Figure  5  depicts  the  screen  after  two  files  are
  1034.           selected. "GSSIC" is the primary file as identified by the asterix.
  1035.  
  1036.  
  1037.  
  1038.  
  1039.                                                              User's Guide                                                                                   15
  1040.  
  1041.  
  1042.                     (Fig.5)
  1043.  
  1044.             Selected Files                       Available Files
  1045.  
  1046.            *GSICAR            GSSIC      GSPSC                       GSVendor
  1047.                        GSCOffice
  1048.  
  1049.  
  1050.  
  1051.  
  1052.  
  1053.  
  1054.           ESC to Close
  1055.           F10-Continue Enter-Select Tab-Switch
  1056.  
  1057.           Select Fields- This selection  only becomes available  after you have
  1058.           opened up the files.  Highlight the fields you  want included in  your
  1059.           report and press "Enter"  to accept. The selections  will move to  the
  1060.           left side of the screen. On the left  side of the screen is the  "File
  1061.           Name", "Field Name", and "Print Option" (Fig. 6).
  1062.  
  1063.                             (Fig.6)
  1064.                 Selected            Available
  1065.             File   Field        Print                                  File   Field
  1066.             GSSIC  SICode       Always                                  GSICAR  Dollars
  1067.             GSSIC  SIName       Always                                  GSICAR  Obligation
  1068.             GSICAR ContNumb     Always                                  GSICAR  PrdServCode
  1069.             GSICAR ICARVendName Always                                  GSICAR  DODClaimant
  1070.                                   GSICAR  DODSystemCod
  1071.                                   GSICAR  SICode
  1072.                                   GSICAR  AdvAsServAwd
  1073.             Columns Used: 107
  1074.  
  1075.  
  1076.  
  1077.           The "Print Option" will default to "Always", (meaning this field  will
  1078.           always print on your report). By pressing "Alt-P" you can choose which
  1079.           print options  you desire:  "Always", "Never ", "Unique", or  "Indent
  1080.           Unique".  "Unique"  means  it  only  prints  the  unique  entries,  no
  1081.           duplicates show.  If you wish  to change the order of your  selections
  1082.           use "Alt-M". Simply  highlight the field  you want to  move and  press
  1083.           "Alt-M". With the arrow keys move the highlight bar to the spot  where
  1084.           you want that field and press "Enter". The transiton move will  ocurr.
  1085.           Note at the bottom  of this screen is  a column count status  tracking
  1086.           the width of your report as you select different fields for  printing.
  1087.           If you  exceed 80  characters, a  window appears  asking if  you  want
  1088.           compressed printing. Once all  fields are selected  and print options
  1089.           defined, press "F10" to continue.
  1090.  
  1091.           Special note: This  program allows  for a  maximum of  132 columns  of
  1092.           compressed printing. There is not a  wrap feature in this version.  It
  1093.           will handle  245 columns  of compressed  printing if  you have  a 132
  1094.           column printer.
  1095.  
  1096.  
  1097.  
  1098.  
  1099.                                                              User's Guide                                                                                   16
  1100.  
  1101.  
  1102.  
  1103.           Create Computed Fields- A simple procedure where you  can create your
  1104.           own field by calculating variables within other fields. If you  wanted
  1105.           to calculate the field "Additional Dollars Spent" which calculates the
  1106.           additional dollars the government  spent in order  to buy an  American
  1107.           made product create an expression like this:
  1108.                (GSICAR Dollars - (GSICAR Dollars/(GSICAR BuyAmerican + 1)))
  1109.           This expression uses two defined fields, "Dollars" and  "BuyAmerican".
  1110.           It calculates  a new  field which  you name.  Defining the  file  name
  1111.           within the equation is only necessary if you have identical fieldnames
  1112.           in different files, such as State, City, and Zipcode.
  1113.  
  1114.                       (Fig.7)
  1115.            Group   File      Field                                Total  Type
  1116.  
  1117.             Grand   GSSIC    SICode
  1118.                  GSSIC    SIName
  1119.                  GSICAR   ContNumb    Count
  1120.                  GSICAR   ICARVendName 
  1121.  
  1122.           ESC to close
  1123.           F10-continue Enter-Edit Del-Delete
  1124.  
  1125.  
  1126.  
  1127.           Setup Report  Totals-  Allows  the  user  to  create  totals  for  the
  1128.           different colums in their report (Fig.  7). This function can only  be
  1129.           used when "Tabular Report" is selected. There are six Types of totals:
  1130.                    , Count          Summation       , Average, Minimum, Maximum,  and Standard  Deviation.
  1131.           Each file and fieldname will be defined along with any groups you have
  1132.           setup. Highlight the selection you want totaled and press "Enter".
  1133.                         (Fig.8)
  1134.              Group   File      Field                                  Total  Type
  1135.            Type:
  1136.            Picture:             Grand   GSSIC    SICode
  1137.            Condition:                   GSSIC    SIName
  1138.                    GSICAR   ContNumb    Count
  1139.                    GSICAR   ICARVendName 
  1140.  
  1141.  
  1142.            Esc-Cancel F10-Continue F2-Total Type F3-Formulas
  1143.  
  1144.           Another screen (Fig. 8) will appear. It asks you to identify the Type,
  1145.                    and Condition          Picture,              . The 6 types are listed above. For Picture you
  1146.           have the standard options:
  1147.           #  means numeric                     H  means hours
  1148.           a     means  alpha   or  numeric     M  means month
  1149.           characters                           D  means day
  1150.           9  means numeric only                Y               means       year
  1151.           X   means  convert  all text  to
  1152.           upper case
  1153.  
  1154.  
  1155.  
  1156.  
  1157.                                                              User's Guide                                                                                   17
  1158.  
  1159.  
  1160.  
  1161.                            (Fig.9)
  1162.                      Selected             Available
  1163.             File     Field         Order     Group File    Field
  1164.  
  1165.             GSICAR   ICARVendName  Ascending       GSSIC   SICode
  1166.             GSICAR   ContNumb      Ascending       GSSIC   SIName
  1167.  
  1168.  
  1169.  
  1170.           F10-Continue Enter-Select/Remove Tab-Switch Alt-M Move
  1171.                    Alt-O Order  Alt-G Group
  1172.  
  1173.           The Condition box allows you to  define an expression to control  your
  1174.           totals, such as >, <,  or =.
  1175.  
  1176.  
  1177.  
  1178.           Specify Sort Criteria- On the right side of the screen, are the fields
  1179.           previously selected (Fig.9). In priority order, select the fields  you
  1180.           want to have your report sorted  by. Move through the fieldnames  with
  1181.           the arrow keys and highlight the  desired fields. By pressing  "Enter"
  1182.           the field moves to the left side of the screen where you are asked  to
  1183.           decide if you want the field sorted in ascending or descending  order.
  1184.           Use "Alt-O" to change the order. On this screen is an option to define
  1185.                   " which creates totals within your  fields. Arrange your sort          a "Group
  1186.           priority to  match  the  groupings  you  desire.  (i.e.  if  you  want
  1187.           ICARVendorName grouped together on your report select that field first
  1188.           for sorting). This funcitonality allows sub-totals within your report
  1189.           for different fields.  When finished, press "F10" to continue to  next
  1190.           screen.
  1191.  
  1192.           Note: you  do  not have  to  select all  of  your choosen  fields  for
  1193.           sorting. Only  select enough  fields  to provide  differentiation  and
  1194.           order in your report. This will allow similar records to be identified
  1195.           easily.
  1196.  
  1197.           Set Key Range- To speed up your queries we suggest first utilizing the
  1198.           "Key Range" function to scale down the size of your primary sort file.
  1199.           Your primary file selection is depicted by an asterix beside it's name
  1200.           in the "Select File" screen. This is  the reason you prioritize  your
  1201.           search criteria during your report preparation stage. Figure 10  shows
  1202.           the "Key  Range" screen.  Notice how  similar it  looks to  the  range
  1203.           limitation screens seen in the "Browse" funtion. Your primary field is
  1204.           stated. All you do is enter the beginning and ending ranges and  press
  1205.           "F10" to continue. This returns you to the main menu once again.
  1206.  
  1207.  
  1208.  
  1209.  
  1210.                                                              User's Guide                                                                                   18
  1211.  
  1212.  
  1213.  
  1214.                           (Fig.10)
  1215.  
  1216.             Keys
  1217.                                            Ok                                           Ok                                           Ok
  1218.                +SICode               +SICode               +SICode
  1219.                +SIName                   Cancel                                         Cancel                                         Cancel
  1220.  
  1221.             Key Ranges   Beginning    End
  1222.                                           Clear
  1223.              SICode      3272        3272
  1224.  
  1225.                                         Clear All
  1226.  
  1227.  
  1228.                                          Restore
  1229.  
  1230.  
  1231.                                         No Range
  1232.  
  1233.  
  1234.           Esc-Quit Enter-Select Option
  1235.  
  1236.  
  1237.  
  1238.                             (Fig.11)
  1239.  
  1240.             File      Field        Search Criteria
  1241.             GSSIC     SICode
  1242.             GSSIC     SICName   = "Adhesive"                                = "Adhesive"                                = "Adhesive"
  1243.             GSICAR    ReportFYYR
  1244.             GSICAR    ReportFyQrt
  1245.             GSICAR    KdContActin
  1246.             GSICAR    Dollars   >25000                                >25000                                >25000
  1247.  
  1248.  
  1249.  
  1250.  
  1251.                                                              User's Guide                                                                                   19
  1252.  
  1253.  
  1254.  
  1255.           Specify Search Criteria-  In this screen all fields within the choosen
  1256.           files are available (Fig. 11). You can search on any field and  report
  1257.           data on different  fields within the  records which  meet your  search
  1258.           criteria. In this screen  you can use  Boolean Logical Operators. The
  1259.           common operators are as follows:
  1260.  
  1261.                The search terms must occur together in the same record.          AND
  1262.                Either search term must appear in the record.          OR
  1263.                This operator can be used alone to exclude an item.          NOT
  1264.           >, <, =   These allow you to set values  greater than, less than, and
  1265.           equal to.
  1266.           *, ?      Both these symbols are used as wild cards in your search.
  1267.  
  1268.           Examples of these logical operators are shown below:
  1269.  
  1270.           = "Texas" includes only Texas
  1271.           ="Texas" AND "Iowa"      includes only Texas and Iowa in the search
  1272.           >="20115" AND <"20118"   produces records greater than or equal to the
  1273.           number 20115 and less than the number 20118, as in a zipcode search
  1274.                produces records less than the number 3, but not equal to it          <"3"
  1275.           ="Y" OR "YES"  used for a field where the code could be Y or YES
  1276.                     (Fig.12)
  1277.  
  1278.                  Report Options
  1279.            Report Width                 80
  1280.            Page Length                  66
  1281.            Left Margin                   0
  1282.            Top Margin                    2
  1283.            Bottom Margin                 2
  1284.            Compressed Print            On
  1285.            Skip Duplicates             Off
  1286.            Groups on New Pages         Off
  1287.            Report Title                On
  1288.            Print Sort Criteria         On
  1289.            Print Search Criteria       On
  1290.            Column Headings             On
  1291.               File Names               On
  1292.            Summary Only                Off
  1293.  
  1294.           F10-Continue Enter-Change Option
  1295.  
  1296.           Once the  query strings  are created,  press "F10"  to continue.  This
  1297.           returns you to the main menu.
  1298.  
  1299.           Report Options- Figure 12 shows the screen  for "Report Options" when
  1300.           using a "Tabular"  type report.  When using  any of  the other  report
  1301.           types you see an "Export Options" screen (Fig. 13).  This function  is
  1302.           covered in more detail in the next section.
  1303.  
  1304.  
  1305.  
  1306.  
  1307.                                                              User's Guide                                                                                   20
  1308.  
  1309.  
  1310.  
  1311.                      (Fig.13)
  1312.  
  1313.                  Export Options
  1314.  
  1315.             Include Header Record    On
  1316.             Include File Names       On
  1317.             Include Separator        Off
  1318.  
  1319.  
  1320.  
  1321.  
  1322.           F10-Continue Enter-Change Option
  1323.  
  1324.  
  1325.  
  1326.                     (Fig.14)
  1327.  
  1328.                   Query Counts
  1329.  
  1330.  
  1331.               Records    Read:   270
  1332.               Records   Found:    39
  1333.  
  1334.               Records  Sorted:    39
  1335.  
  1336.  
  1337.  
  1338.           Generate  Report  /   Export-  This  function   executes  the   report
  1339.           generation. By highlighting this selection and pressing "Enter"   your
  1340.           report will start processing.  A screen telling  you how many  records
  1341.           are being "Read", "Found", and "Sorted" (Fig. 14)  appears. After the
  1342.           report is compiled the screen returns to the main menu immediately. If
  1343.           you want  to check  your  report totals  use  the "View  Last  Counts"
  1344.           option.
  1345.  
  1346.  
  1347.  
  1348.           Load Query- This function loads a previously saved query. By selecting
  1349.           this option a  screen displays the  previously saved queries  allowing
  1350.           you to choose the query of your choice.
  1351.  
  1352.           Save Query- This function  saves the  current query.  By highlighting
  1353.           this selection  and pressing  "Enter" your  query  will be  saved.  No
  1354.           additonal screens will appear.
  1355.  
  1356.           Save Query As- This allows  you to save  your existing query  under a
  1357.           different name.
  1358.  
  1359.           Clear Current Query- Using this  function will  delete your  existing
  1360.           query.
  1361.  
  1362.           Rename Query- If you loaded a saved query  and wish to rename it, use
  1363.           this option. This allows you to revise queries without having to  save
  1364.           them using "Save Query As".
  1365.  
  1366.  
  1367.  
  1368.  
  1369.                                                              User's Guide     21
  1370.  
  1371.  
  1372.  
  1373.           Delete Saved  Query- This  query   allows you  to  delete any  of the
  1374.           previously saved queries.
  1375.  
  1376.           Set Printer Type/Port- This selection  defines your printer  type and
  1377.           port. First, select port, then select printer type. If you do not find
  1378.           your specific printer, use the "ASCI Basic Printer".
  1379.  
  1380.           View Last Report- This option  will allow you  to instantly view  the
  1381.           last generated report.
  1382.  
  1383.           View Last Counts-  By  using this selection  you can always  view the
  1384.           number of  records  read, found,  and  sorted on  the  last  generated
  1385.           report.
  1386.  
  1387.  
  1388.  
  1389.           Printing Your Reports
  1390.           To print your reports do 3 things:
  1391.           1.   Select your printer port and printer type
  1392.           2.   Define your report Options
  1393.           3.   Decide where you want your report to print
  1394.  
  1395.           Select your printer port  and printer type  in the "Set  Printer/Port"
  1396.           selection on the main menu. Highlight  this option and press  "Enter".
  1397.           You will be prompted to select your port and printer type. "ANSI Basic
  1398.           Printer" is the default printer type. If you do not find your  printer
  1399.           listed, use this selection.
  1400.  
  1401.           Setting your "Report Options" is  simple. This funtion has  predefined
  1402.           report options, but we advise you  to look at them to inform  yourself
  1403.           of what your final output will be. Highlight "Report Options" from the
  1404.           main menu.  The "Report  Option's" screen  will appear  giving you  14
  1405.           options. Use the arrow keys to  move around the screen and change  the
  1406.           appropriate lines.  If you  have selected  a  report type  other  than
  1407.           '"Tabular", the "Export  Options" screen  will appear  instead of  the
  1408.           "Report Options" screen. When completed, press "F10" to continue.
  1409.  
  1410.           Printing your report is selected from the main menu via the  "Generate
  1411.           Report/Export" option. Highlight  this option and  press "Enter".  You
  1412.           are prompted to define where to print your report: to your printer, to
  1413.           your screen, or  to a  file if  you had  selected "Tabular"   as  your
  1414.           report type,otherwise a file is  generated. Press "Enter". The  system
  1415.           will start processing your  report. A window  will appear showing  the
  1416.           number of  records found,  read, and  sorted.  When this  function  is
  1417.           complete the printing action begins. Note: actual time to find,  read,
  1418.           and sort records is based off your search and sort criteria.
  1419.  
  1420.           Remember, your paper  print capabilities  are limited  to 132  columns
  1421.           compressed printing. There is  not a wrap feature  in this version  of
  1422.           the software.  If you  need to  print  a wider  report do  not  select
  1423.           "Tabular" as your report type. Choose one of the following which best
  1424.           meets your needs:   Comma Delimited ASCII File
  1425.                                              Fixed Length ASCII File
  1426.                                              Paradox V4.0 File
  1427.  
  1428.  
  1429.  
  1430.  
  1431.                                                              User's Guide     22
  1432.  
  1433.  
  1434.  
  1435.                                              Paradox V3.5 File
  1436.  
  1437.  
  1438.  
  1439.  
  1440.                                                              User's Guide     23
  1441.  
  1442.  
  1443.  
  1444.  
  1445.  
  1446.  
  1447.           Sample Search Routines
  1448.  
  1449.  
  1450.           Contract Offices You Can Contact
  1451.           The most  important aspect  of selling  to the  government is  knowing
  1452.           which agencies are buying your products or services and which of their
  1453.           contracting offices you need to contact to get on their bidders  list.
  1454.           Described below is how you would make this type of search.
  1455.  
  1456.           Example 1.
  1457.  
  1458.           Problem: John Doe owns a cement products company in Dallas, Texas with
  1459.           manufacturing outlets in Houston, San Antonio, and Lubbock.  He  sells
  1460.           primarily within the  Texas geography.  He knows  the government  buys
  1461.           similar cement products  as his, because  he's seen  them. He  doesn't
  1462.           know who to contact to get the opportunity to bid.
  1463.  
  1464.           Preparing his search- In  analyzing John's problem  you know he  wants
  1465.           the names and addresses of contracting offices in Texas who have  been
  1466.           contracting for his type of product.  This is how he would search  for
  1467.           what he needs:
  1468.  
  1469.           Step 1.- By  browsing the data  files, John found  the SIC Code  which
  1470.           matches his business, 3272. John allowed  his browse to take him  into
  1471.           the ICAR records where  he counted 39 records  matching the SIC  Code.
  1472.           John also scrolled across the ICAR records to where the services  were
  1473.           delivered and found some in Texas.
  1474.  
  1475.           Step 2. - Next he drafts out what he wants his report to look like. He
  1476.           makes it simple:
  1477.              Contract #  Mod. #    Order #    Dollars    Cont Off Name   Address
  1478.           City   State  Zip
  1479.  
  1480.           Step 3 - He then lists the files and fieldnames under each heading.
  1481.              Fieldnames:
  1482.             (COName)               (ContOfOrNumb)    (COName)         (Address1-
  1483.           2-3)   (State)
  1484.                              (Mod  Numb)                               (Dollars)
  1485.           (City)       (ZipCode)
  1486.             File Names:
  1487.               ICAR          ICAR         ICAR              ICAR          COffice
  1488.           COffice    COffice  COffice
  1489.  
  1490.           Step 4 - His primary search criteria can be the SIC Code 3272. He will
  1491.           be able to perform a key range search  on it as his primary file.  His
  1492.           only other search criteria will be  to limit the records to the  state
  1493.           of Texas. He uses the State field  in the COffice file. By looking  in
  1494.           Appendix A, he knows to use 48 as the code for Texas. In this  example
  1495.           he wants to have the data sorted by Vendor Name, then Dollars.
  1496.  
  1497.  
  1498.  
  1499.  
  1500.                                                              User's Guide     24
  1501.  
  1502.  
  1503.  
  1504.           Step 5 - Since his SIC  Code should eliminate the majority of  records
  1505.           he uses it as his primary file and perfroms the key range search on it
  1506.           first. Through the  "Specify Search Criteria"  function, he then  sets
  1507.           the fieldname (State), within the COffice file, = 48.
  1508.  
  1509.  
  1510.  
  1511.  
  1512.                                                              User's Guide                                                                                   25
  1513.  
  1514.  
  1515.  
  1516.           Having planned his report he sees  the address fieldnames he  selected
  1517.           will exceed the 132 columns available  for printing. So he chooses  to
  1518.           do a Comma Delimited ASCI File report. Then he embeds the file into  a
  1519.           word processing document which he uses later to create mailing  lists.
  1520.           After naming his report  he enters the data  he already defined.  Upon
  1521.           doing the report generation he sees there were 39 records within  this
  1522.           SIC code and only 4 matching the state requirement. (Fig.15)
  1523.  
  1524.           (Fig.15 part I)
  1525.  
  1526.  
  1527.           "ContNumb"  ModNu  ContOfOrN  Dollars
  1528.                       mb     umb
  1529.  
  1530.  
  1531.           "V580P5154         "                      "
  1532.           "                  "                      "                 177000
  1533.  
  1534.  
  1535.           "V846P1998         "J16002                      "
  1536.           "                  "                      "                 43000
  1537.  
  1538.  
  1539.           "DAJA0292C0        "                      "0220
  1540.           059  "             "                      "                 92000
  1541.  
  1542.  
  1543.           "DAAD0192D0        "2337                      "
  1544.           210  "      "      "          28000
  1545.  
  1546.  
  1547.           
  1548.  
  1549.  
  1550.  
  1551.  
  1552.           (Fig.15 part II)
  1553.  
  1554.  
  1555.           COName              COAddress1
  1556.  
  1557.  
  1558.           "DEPARTMENT      OF "VA MED CTR"
  1559.           VETERANS AFFAIRS"
  1560.  
  1561.  
  1562.           "DEPARTMENT      OF "FORT  SAM  HOUSTON
  1563.           VETERANS AFFAIRS"   CEMETERY"
  1564.  
  1565.  
  1566.           "DOD/DEPARTMENT  OF "Regional   Contrng
  1567.           THE ARMY"           Off Seckenheim"
  1568.  
  1569.  
  1570.  
  1571.  
  1572.                                                              User's Guide                                                                                   26
  1573.  
  1574.  
  1575.  
  1576.  
  1577.           "DOD/DEPARTMENT  OF "USA  Yuma  Proving
  1578.           THE ARMY"           Ground"
  1579.  
  1580.  
  1581.  
  1582.  
  1583.  
  1584.           (Fig.15 part III)
  1585.  
  1586.  
  1587.                   COAddre          COAddre          City     State    ZipCod
  1588.                   ss3          ss2                                e
  1589.  
  1590.  
  1591.                   ""          "2002            "HOUSTO  "TEXAS"  "77211
  1592.           HOLCOMB          N"                "
  1593.           E
  1594.           BLVD."
  1595.  
  1596.  
  1597.           "1520   ""       "SAN     "TEXAS"  "78209
  1598.           HARRY            ANTONIO           "
  1599.           WURZBAC          "
  1600.           H RD."
  1601.  
  1602.  
  1603.           "Unit   "Attn:   "New     "NEW     "09333
  1604.                   AEUCC-          29331            York"    YORK"    5000"
  1605.           APO  AE S"
  1606.           09266"
  1607.  
  1608.  
  1609.                   "Attn:          "Procur          "Yuma"   "ARIZON  "85365
  1610.           ement   STEYP-            A"       9103"
  1611.                   CR"          Directo
  1612.           rate"
  1613.  
  1614.  
  1615.  
  1616.  
  1617.                                                              User's Guide     27
  1618.  
  1619.  
  1620.  
  1621.           Who Might The Competition Be?
  1622.           It is always  nice to know  who your competition  is,  what  contracts
  1623.           they have, and how much they bid for them. In example 2 you learn  how
  1624.           you can search for your competition.
  1625.  
  1626.           Example 2.
  1627.  
  1628.           Problem: Lori  Woody  considered  starting up  her  own  food  service
  1629.           company catering to the military institutions around her residence  in
  1630.           New Mexico. She knew she could take advantage of the 8a laws  oriented
  1631.           towards Women Owned Businesses. Lori wanted to know if there were  any
  1632.           other Woman  Owned  businesses  providing this  type  service  already
  1633.           contracting with  the military  installations in  her area.  She  also
  1634.           wanted to  know  how  large  the contracts  were  that  she  might  be
  1635.           competing for.
  1636.  
  1637.           Preparing Her Search: Lori knows she's  looking for 3 basic pieces  of
  1638.           information. 1) SIC code for food  services or eating places, 2)  What
  1639.           opportunities exist in New Mexico, and 3) Are there any existing Woman
  1640.           Owned Businesses already doing this in her area.
  1641.  
  1642.           Step 1-  First, Lori starts scanning the "Browse" function. Since  she
  1643.           wants to enter the food service business she browses the "GSSIC"  file
  1644.           for her industry.  Eating Places is  the most  similiar industry.  She
  1645.           notes the SIC code  as 5812. While browsing  this file she looks  into
  1646.           the ICAR file to see if any records match. After performing a  "Count"
  1647.           option she sees 270 records matching the 5812 SIC Code.
  1648.  
  1649.           Step 2- On  paper she drafts  out what she  wants her  report to  look
  1650.           like. She decides to print the following fields on her report:
  1651.           ICARVendorName    City       Dollars     EstCompDateY     EstCompDateM
  1652.           WomanOwned
  1653.  
  1654.           Step 3- All this  information comes from the  file called ICAR.  Since
  1655.           her primary key field is SICode, she opens the only the ICAR file  and
  1656.           restricts her key field to 5812.
  1657.  
  1658.           Step 4- There  are only  two fields  needed to  complete this  search,
  1659.           State and SICode. In order to keep her records together she sorts  the
  1660.           data by ICARVendoName and then  EstCompDateY. This will provide  order
  1661.           to her finished report.
  1662.  
  1663.           Step 5- SIC code 5812 is her best search criteria, she plans on  using
  1664.           it with the "Key Range" option. Her only other search criteria will be
  1665.           on (StateAbbr).  She  is looking  for  businesses in  New  Mexico.  By
  1666.           referencing Appendix A, she uses "35" as the state abbreviation.
  1667.  
  1668.           After performing the  above five steps  she needs to  enter the  "Free
  1669.           Form Query" and enter the data as defined. The report generation shows
  1670.           there were 270 records within SIC Code 5812 and of those there were 14
  1671.           records meeting the State requirement. When  Lori looks at her  report
  1672.           she sees that none  of the listings are  Woman Owned. Lori could  have
  1673.           entered search criteria for WomanOwned = "0". If she had she would not
  1674.           have found any matches. By printing  that field on the report she  can
  1675.  
  1676.  
  1677.  
  1678.  
  1679.                                                              User's Guide     28
  1680.  
  1681.  
  1682.  
  1683.           see what  other competition  there is.  Figure  16 depicts  her  final
  1684.           report.
  1685.  
  1686.  
  1687.  
  1688.  
  1689.                                                              User's Guide     29
  1690.  
  1691.  
  1692.  
  1693.           (Fig.16)
  1694.  
  1695.            Sort: GSICAR ICARVendName (Ascending) and
  1696.  
  1697.                  GSICAR EstComplete (Ascending)
  1698.  
  1699.           Where: GSICAR StateAbbr ="35"
  1700.  
  1701.           GSICAR                                                          GSICAR
  1702.           GSICAR                             GSICAR          WOMEN
  1703.  
  1704.           ICARVendName                                                      CITY
  1705.           DOLLARS                    ESTCOMPDATE    OWN
  1706.  
  1707.           CHOICE INSTITUTIONAL SUPPLY CO                                      
  1708.                $114, 000                     09/01/92             No
  1709.  
  1710.           COMM MORALE WELFARE RECREATION                                   $52,
  1711.           000                           09/01/92             No
  1712.  
  1713.           DEE LITE CATERING                                                RATON
  1714.                $83, 000                           06/01/92             No
  1715.  
  1716.           EASTERN NEW MEXICO REHAB SVC    CANNON AIR FORC   $64,             000
  1717.                09/01/92             No
  1718.  
  1719.           SAUDI         ARABIAN         TRAD         &         CONST          CO
  1720.                $247, 000                          06/01/92             Unk
  1721.  
  1722.           SAUDI ARABIAN TRAD & CONST CO                                     
  1723.                $163, 000                          08/01/92             Unk
  1724.  
  1725.           SAUDI         ARABIAN         TRAD         &         CONST          CO
  1726.                $43, 000                           08/01/92             Unk
  1727.  
  1728.           SPEEDY FOOD SERVICE INC                 HOLLOMAN AIR FO          $62,
  1729.           000                           09/01/92             No
  1730.  
  1731.           SPEEDY FOOD SERVICE INC                 HOLLOMAN AIR FO     $50,   000
  1732.                09/01/92             No
  1733.  
  1734.           SPEEDY FOOD SERVICE INC                 HOLLOMAN AIR FO     $61,   000
  1735.                09/01/92             No
  1736.  
  1737.           TAYLOR                                                   INTERNATIONAL
  1738.                $153, 000                          09/01/92             No
  1739.  
  1740.           UNITED               CATERERS               &               CONTRACTOR
  1741.                $149, 000                          09/01/92             No
  1742.  
  1743.           UNITED               CATERERS               &               CONTRACTOR
  1744.                $79, 000                           09/01/92             No
  1745.  
  1746.  
  1747.  
  1748.  
  1749.                                                              User's Guide     30
  1750.  
  1751.  
  1752.  
  1753.           ZUR                                                               POST
  1754.                $117, 000                          09/01/92             No
  1755.  
  1756.  
  1757.  
  1758.  
  1759.  
  1760.  
  1761.           What Is Your Competition Doing?
  1762.           Any business knows you must keep  an eye on your competition.  Through
  1763.           use of this program you can quickly develop a report on any competitor
  1764.           and see what business they have with the government. Example 3 depicts
  1765.           a simple competitor report.
  1766.  
  1767.           Example 3
  1768.  
  1769.           Paul Stickem is in the adhevsive business. He has two big  competitors
  1770.           he'd like to mount an offensive against for the coming contract  year.
  1771.           He wants to know what each competitor is doing in contracting with the
  1772.           government, how large  the contracts  are, what  the contract  numbers
  1773.           are, and completion dates of these contracts. How does he start?
  1774.  
  1775.  
  1776.  
  1777.  
  1778.                                                              User's Guide     31
  1779.  
  1780.  
  1781.  
  1782.           Preparing the Search- Paul could go  into "Browse" and obtain all  the
  1783.           information he is looking for  or he could print  it on a report.  For
  1784.           ease  of  reading,  the  report  is  the  best  option.  The  product,
  1785.           Adhesives, is the best limitor and his competitors names will hone  in
  1786.           on the final records.
  1787.  
  1788.           Step 1 - After browsing the data files, he finds the government has  a
  1789.           product service  code  called  Adhesives,  a  perfect  match  for  his
  1790.           business. Following through  with the browse  he looks  into the  ICAR
  1791.           matching records  for  Adhesive and  finds  152 matching  records.  By
  1792.           quickly scanning the vendor names he sees both the competitors  names:
  1793.           Faber Castell Corp and Polymeric System, Inc.
  1794.  
  1795.           Step 2 - The report he wants to print will show the following headers:
  1796.  
  1797.           ICARVendName    Cont. #    Order #   Dollars   Est. Comp DateY     Est
  1798.           Comp Date M
  1799.  
  1800.           Step 3 - The  information for the report  is generated from one  file,
  1801.           ICAR. In order to isolate the product service code he opens the PSCode
  1802.           file. The fieldnames are those listed above.
  1803.  
  1804.           Step 4 -  The search  criteria is simple.  He uses  PSCode 8040  which
  1805.           matches the Adhesive  product name. (He  could have  also searched  by
  1806.           "Adhevsive"). His other search criteria becomes the competitors names.
  1807.           For sorting purposes  he wants the  competitors listed separately  and
  1808.           individually sorted by EstCompDateY.
  1809.  
  1810.           Step 5- The most  constraining search can take  place on PSCode.  Both
  1811.           competitors provide other products besides adhesives, but he does  not
  1812.           want those records. The second criteria  will be on the  ICARVendName.
  1813.           Using "Key Range"  he limits  his PSCode to  8040. Then  he places  an
  1814.           expression in the "Specify Search Criteria" option. The expression  he
  1815.           uses is:
  1816.                       ICARVendName        =    "Faber    Castell    Corp"     OR
  1817.           (GSICARVendName="Poly")
  1818.           Notice how he did not use the full name for the second competitor. The
  1819.           program will  apply the  letters he  supplied and  find anything  that
  1820.           starts with  those same  letters. He  could have  done the  same  with
  1821.           Faber. In the second part of the equation he identified both the  file
  1822.           and fieldname. With  two or more  variables you  must always  identify
  1823.           their file and fieldnames.
  1824.  
  1825.           Having completed the entries  he generates his  report. (Fig.17)   The
  1826.           record counter shows  152 records found  and 39  records matched.  The
  1827.           report  he  generated   displays  both  his   competitors  and   their
  1828.           corresponding contracts.  Only  a  portion of  his  report  is  shown.
  1829.  
  1830.  
  1831.  
  1832.  
  1833.                                                              User's Guide     32
  1834.  
  1835.  
  1836.  
  1837.  
  1838.  
  1839.           Adhesives report
  1840.  
  1841.           Where:   GSICAR    ICARVendName    ="Faber   Castell"    or    (gsicar
  1842.           icarvendname="poly")
  1843.  
  1844.  
  1845.  
  1846.           GSICAR                                   GSICAR                 GSICAR
  1847.           GSICAR        GSICAR
  1848.  
  1849.           ICARVendName                ContNumb        ContOfOrNumb       Dollars
  1850.           EstComplete
  1851.  
  1852.           FABER CASTELL CORP  GS10F51935     AWB06621               $3,000 
  1853.           10/01/92
  1854.  
  1855.           FABER CASTELL CORP  GS10F51935     NWB06622               $5,000 
  1856.           10/01/92
  1857.  
  1858.           FABER CASTELL CORP  GS10F51935     NWB06932               $4,000 
  1859.           10/01/92
  1860.  
  1861.           FABER CASTELL CORP  GS10F51935     AWB06931               $3,000 
  1862.           10/01/92
  1863.  
  1864.           FABER CASTELL CORP  GS10F51935     AWB06341               $6,000 
  1865.           09/01/92
  1866.  
  1867.           FABER CASTELL CORP  GS10F51935     SWB06343                $6,000  
  1868.           09/01/92
  1869.  
  1870.           FABER CASTELL CORP  GS10F51935     NWB06342               $4,000 
  1871.           09/01/92
  1872.  
  1873.           POLYMERIC SYSTEMS, . GS10F52098     TXDSD20491           $1,000  
  1874.           09/01/92
  1875.  
  1876.           (Fig.17)
  1877.  
  1878.  
  1879.  
  1880.  
  1881.                                                              User's Guide     33
  1882.  
  1883.  
  1884.  
  1885.  
  1886.  
  1887.  
  1888.           Government Spending Fieldnames and Definitions
  1889.  
  1890.  
  1891.           ICAR File:
  1892.  
  1893.           Reporting Agency
  1894.           ICAR Item 1
  1895.           Fieldname: (RptAgency) - Each agency has a  unique 4-digit code. (See
  1896.           Appendix C  for these  codes). Each  Reporting Agency  has a  roll  up
  1897.           agency it  is assigned  to. (i.e.  there are  many Reporting  Agencies
  1898.           within the Department of Defense)
  1899.  
  1900.           Contract Number
  1901.           ICAR Item 2
  1902.           Fieldname:  (ContNumb)  -  This  number  represents  the  contract  or
  1903.           purchase order number. It is not  a uniquely identifying number.  This
  1904.           number is  used  to  identify an  order  against  a  federal  schedule
  1905.           contract or indefinite delivery  contract. It is  also used to  report
  1906.           the Basic Ordering Agreement number. For contracts under section 8(a)
  1907.           of the Small Business  Act, the reporting  agency assigns the  number.
  1908.           This is a good field to  have printed on your  report, but not a  good
  1909.           field to search  by, unless you  are looking for  a specific  contract
  1910.           that could have multiple orders placed against it.
  1911.  
  1912.  
  1913.           Modification Number
  1914.           ICAR Item 3
  1915.           Fieldname: (ModNumb) - When  doing a  modification to a  contract the
  1916.           reporting contracting  office will  assign  a number.  Termination  of
  1917.           contracts are considered  modifications. When doing  sorts be sure  to
  1918.           include this  field  so you  may  see all  modifications  against  the
  1919.           orders.
  1920.  
  1921.  
  1922.           Contracting Office Order Number
  1923.           ICAR Item 4
  1924.           Fieldname: (ContOfOrNumb) - This is  a unique number  assigned by the
  1925.           contracting office to identify delivery orders, task orders, and calls
  1926.           placed  against  indefinite   delivery  contracts,  federal   schedule
  1927.           contracts, or basic ordering agreements.
  1928.  
  1929.  
  1930.           Contracting Office
  1931.           ICAR Item 5
  1932.           Fieldname: (ContOffice) - This is  a five character  code assigned by
  1933.           the agency  that uniquely  identifies  the purchasing  or  contracting
  1934.           office.
  1935.  
  1936.  
  1937.  
  1938.  
  1939.                                                              User's Guide     34
  1940.  
  1941.  
  1942.  
  1943.           Action Date
  1944.           ICAR Item 6
  1945.           Fieldname: (ActionDate) - This represents the date of award or date a
  1946.           mutually binding agreement was reached.
  1947.  
  1948.  
  1949.           Type of Data Entry
  1950.           ICAR Item 7
  1951.           Fieldname: (TypeofEntry) - A  single digit code  defines whether this
  1952.           record is original, deleting, or correcting.
  1953.           0= Original - used to report  an action which has not been  previously
  1954.           reported.
  1955.           1= Deleting - a deletion of  a matching action (one that is  identical
  1956.           in fields 1-6 of the ICAR).
  1957.           2= Correcting - to correct a previously reported action.
  1958.  
  1959.           Report Period
  1960.           ICAR Item 8
  1961.           Fieldnames: (ReportFYYr) and (ReportFYQtr) - Three digits are used  to
  1962.           define the date which the data  was reported by the agency. The  first
  1963.           two digits represent the fiscal year and the last digit represents the
  1964.           quarter.
  1965.  
  1966.  
  1967.           Kind of Contract Action
  1968.           ICAR Item 9
  1969.           Fieldname: (KdContAction) - Eleven codes are used to define the action
  1970.           reported.
  1971.           0   = Initial letter contract
  1972.           1   = Definitive contract superseding a letter contract
  1973.           2   = New definitive contract
  1974.           3   = Small purchase procedure
  1975.           4   = Order under indefinite delivery contract (IDC)
  1976.           5   = Order under basic ordering agreement (BOA)
  1977.           6   = Order/modification under federal schedule
  1978.           7   = Modification
  1979.           8   = Termination for default
  1980.           9   = Termination for convenience
  1981.           10 = Initial load of federal contract schedule (this code is  reserved
  1982.           for use by GSA, VA, and OPM )
  1983.  
  1984.           Dollars Obligated or Deobligated This Action
  1985.           ICAR Item 10
  1986.           Fieldname: (Dollars) - This field represents the dollars obligated or
  1987.           deobligated in the reported action. Eight digits are used. The dollars
  1988.           are rounded to the nearest whole  dollar.  If the (KdContAction)  file
  1989.           is code 10 this field will not have an entry.
  1990.  
  1991.  
  1992.           Type of Obligation
  1993.           ICAR Item 11
  1994.           Fieldname: (Obligation) -  A  single digit  code  is used  to  define
  1995.           whether the dollars are being obligated or deobligated. 0 = Obligated,
  1996.  
  1997.  
  1998.  
  1999.  
  2000.                                                              User's Guide     35
  2001.  
  2002.  
  2003.  
  2004.           1 = Deobligated.  If (KdContAction) file  is coded 10,  this field  is
  2005.           blank.
  2006.  
  2007.  
  2008.  
  2009.  
  2010.                                                              User's Guide     36
  2011.  
  2012.  
  2013.  
  2014.           Principle Product or Service
  2015.           ICAR Item 12
  2016.           Fieldname: (PrdServCode) - A four digit code  is used to identify the
  2017.           predominate product or service.  Definition of codes  can be found  in
  2018.           the FPDS Product and Service  Codes Manual. There is not  a hard copy
  2019.           listing of these  codes within this  manual.  You  may use the  browse
  2020.           function to identify the PrdServCode listings. An example of this type
  2021.           action is provided in the chapter called "Browsing The Database". This
  2022.           field is blank if field (KdContAction) is code 10.
  2023.  
  2024.  
  2025.           Principle Standard Industrial Classification (SIC) Code
  2026.           ICAR Item 13
  2027.           Fieldname: (SICode) -  A four  digit  code is  used  to describe  the
  2028.           principle industry the action report represents. Code listings can  be
  2029.           found in the  OMB Standard Industrial  Classification Manual. The  SIC
  2030.           table can be found in the SIC Codes file.
  2031.  
  2032.  
  2033.           Advisory and Assistance Services Award
  2034.           ICAR Item 14
  2035.           Fieldname: (AdvAsServAwd) - A single digit  code to designate whether
  2036.           or not the action  is an advisory assistance  award. (0) for yes,  (1)
  2037.           for no. Advisory and Assistance  services are those services  acquired
  2038.           from non-governmental sources by contract or by personnel  appointment
  2039.           to support  or  improve agency  policy  development, decision-making ,
  2040.           management, and administration, or to support or improve the operation
  2041.           of management systems.
  2042.  
  2043.  
  2044.           Contractor Name
  2045.           ICAR Item 15
  2046.           Fieldname:  (ICARVendorName)  and  (ICARParentName)  -  These  fields
  2047.           contain up to 30  characters of the  contractor's name which  received
  2048.           the award  for  the  contract. Both  the  contractor's  name  and  the
  2049.           contractor's parent name will be displayed on the ICAR record.
  2050.  
  2051.  
  2052.           Contractor Establishment Code
  2053.           ICAR Item 16
  2054.           Fieldname: (ContEstCode) -  A  nine  digit  alpha-numeric  contractor
  2055.           establishment number is assigned by  Dun & Bradstreet that  identifies
  2056.           the contractor establishment receiving the award. The reporting agency
  2057.           is responsible  for  obtaining this  number  from Dunn  &  Bradstreet.
  2058.           Within our Contractor/Vendor file this information is displayed  along
  2059.           with  the     contractor's   name  (CIFVendorNam)  and   the  address
  2060.           (COAddress1) (COAddress2) (COAddress3)  pulled from  Dun &  Bradstreet
  2061.           number.
  2062.  
  2063.  
  2064.           Principal Place of Performance
  2065.           ICAR Item 17
  2066.           Fieldname: (StateAbbr), (PerfCityCode), (CountryCode ) - In  order to
  2067.           search principal place of performance you  have the ability to  define
  2068.  
  2069.  
  2070.  
  2071.  
  2072.                                                              User's Guide     37
  2073.  
  2074.  
  2075.  
  2076.           the 3  separate fields  as defined  above. This  field refers  to  the
  2077.           contractor's final  manufacturing  assembly point, processing  plant ,
  2078.           construction site, place where  a service  is performed,  location of
  2079.           mines, or where a product is grown.
  2080.  
  2081.  
  2082.           Contract For Foreign Government or International Organization
  2083.           ICAR Item 18
  2084.           Fieldname: (ForGovContra) - A (0)  yes or (1) no  field which defines
  2085.           whether any foreign government or international organization bears any
  2086.           part of the cost of the action. If  code is (0), ICAR items 19-34  and
  2087.           39-47 will be left blank.
  2088.  
  2089.  
  2090.           Tariff or Regulated
  2091.           ICAR Item 19
  2092.           Fieldname: (TariffRegula) - A (0)  yes or (1) no  response to whether
  2093.           the action  involves  a  tariff  or  regulated  acquisition  when  the
  2094.           supplier is a sole source and service rates are fixed or adjusted by a
  2095.           Federal, State,or other public regulatory body.
  2096.  
  2097.  
  2098.           Number of Bidders Offering Foreign Items
  2099.           ICAR Item 20
  2100.           Fieldname: (NumBidForeig) - Reports the number of bidders or offerors
  2101.           offering foreign end items  worth 51 percent or  more of the  contract
  2102.           value. If  none, 0  is  reported, if    9 or  more,  the number  9  is
  2103.           reported.
  2104.  
  2105.  
  2106.           Buy American Act Percent Difference
  2107.           ICAR Item 21
  2108.           Fieldname: (BuyAmerican) -  If the  evaluation factor  under  the Buy
  2109.           American Act was used and resulted in an award to a concern offering a
  2110.           domestic product, the  actual difference between  the award price  and
  2111.           the lowest priced foreign product  computed before application of  the
  2112.           Buy American differential will be reported. The percent difference  is
  2113.           calculated by dividing  the difference (award  price minus the  lowest
  2114.           priced foreign  product) by  the lowest  priced foreign  product.  The
  2115.           reported percentage  will be  shown  as a  whole  number. If  the  Buy
  2116.           American evaluation was not used, two zeros will be shown.
  2117.  
  2118.  
  2119.           Country of Manufacture
  2120.           ICAR Item 22
  2121.           Fieldname: (CountryManuf) - A two digit code representing the country
  2122.           where the acquired supplies or equipment  were manufactured, mined  or
  2123.           grown. The "Browse"  function can be  used to  identify country  codes
  2124.           while in the program or they can be looked up in Appendix B.
  2125.  
  2126.  
  2127.           Synopsis Of Procurement Prior To Award
  2128.           ICAR Item 23
  2129.  
  2130.  
  2131.  
  2132.  
  2133.                                                              User's Guide                                                                                   38
  2134.  
  2135.  
  2136.  
  2137.           Fieldname: (SynopsisProc) - A single digit  code defining whether the
  2138.           action was synopsized prior  to award based  on the Commerce  Business
  2139.                 synopsis requirements.          Daily
  2140.           0 = Synopsized prior to award
  2141.           1 = Not synopsized due to urgency
  2142.           2 = Not synopsized due to other reasons
  2143.  
  2144.           Type of Contract or Modification
  2145.           ICAR Item 24
  2146.           Fieldname: (TypeContMod) -  A  single  digit  code  representing  the
  2147.           predominance of  dollars obligated or  deobligated  for  the  contract
  2148.           action.
  2149.           0  = Fixed price redetermination     5  = Cost-no fee
  2150.           1  = Firm fixed price                6  = Cost Sharing
  2151.           2  =Fixed  price  with  economic     7  = Cost-plus-fixed fee
  2152.           price adjustment                     8  = Cost-plus-incentive fee
  2153.           3  = Fixed price incentive           9  = Time and materials
  2154.           4  = Cost-plus-award fee             10= Labor hour
  2155.  
  2156.           CICA Applicability
  2157.           ICAR Item 25
  2158.           Fieldname: (CICAApp) -  Single digit code defining CICA applicability.
  2159.           0 = CICA Applicable. This code is  used if the action resulted from  a
  2160.           solicitation issued on or after April  1, 1985  and  code 1 or code  2
  2161.           did not apply.
  2162.           1 = Small Purchase procedure pursuant to procedures in FAR Part 13.
  2163.           2 =  Subject  to  statute  other  than  CICA.  Can  only  be  used  if
  2164.           legislation authorizes the  agency to use  procurement procedures not
  2165.           covered by the CICA statute.
  2166.           3 =  Pre-CICA.  This code  is  used for  any  actions resulting  in  a
  2167.           solicitation being issued  before April 1,  1985, irrespective of  the
  2168.           award date.
  2169.  
  2170.           Solicitation Procedures
  2171.           ICAR Item 26
  2172.           Fieldname: (SolicProc) - If ICAR item  25 is defined as code (0)  this
  2173.           field will  be  filled  in. If  not  it  is left  blank.  Codes  (0-9)
  2174.           designate the solicitation  procedures available to  provide full  and
  2175.           open competition as set forth in  FAR Subparts 6.1 and 6.2. Code  (10)
  2176.           designates  the   solicitation  procedure   for  contracting   without
  2177.           providing for full and open competition.
  2178.           0  = Full and open competition - sealed bid
  2179.           1  = Full and open competition - competitive proposal
  2180.           2  = Full and open competition - combination
  2181.           3  = Architect-engineer
  2182.           4  = Basic research proposal
  2183.           5  = Multiple award schedule
  2184.           6  = Alternate source-reduced cost
  2185.           7  = Alternate source-mobilization
  2186.           8  = Alternate source-engineer /R&D capability
  2187.           9  = Set-Aside
  2188.           10= Other than full and open competition
  2189.  
  2190.           Authority for Other Than Full and Open Competition
  2191.  
  2192.  
  2193.  
  2194.  
  2195.                                                              User's Guide                                                                                   39
  2196.  
  2197.  
  2198.  
  2199.           ICAR Item 27
  2200.           Fieldname: (AuthForComp) - This field provides justification for using
  2201.           code (10) in ICAR Item 26.
  2202.           0   = Unique source                  7   = Urgency
  2203.           1   = Follow-on Contract             8   = Mobilization
  2204.           2      =   Unsolicited  research     9   = Essential R&D capability
  2205.           proposal                             10 = International agreement
  2206.           3   = Patent/data rights             11 = Authorized by statute
  2207.           4   = Utilities                      12 = Authorized resale
  2208.           5   = Standardization                13 = National security
  2209.           6   = Only one source-other          14 = Public Interest
  2210.  
  2211.  
  2212.  
  2213.  
  2214.                                                              User's Guide                                                                                   40
  2215.  
  2216.  
  2217.  
  2218.           Number of Offers Received
  2219.           ICAR Item 28
  2220.           Fieldname: (NumberOffers) - If ICAR Item 25 was coded (0), this field
  2221.           will define if more than one offer was received.  (0) means one  offer
  2222.           was received, (1) means two or more offers were received.
  2223.  
  2224.  
  2225.           Extent Competed
  2226.           ICAR Item 29
  2227.           Fieldname: (ExtentCompet) - A  single digit code  defining what level
  2228.           the action was competed.
  2229.           0 = Competed Action
  2230.           1 = Not available for competition
  2231.           2 = Follow-on to competed action
  2232.           3 = Not competed, used when codes 0, 1, and 2 do not apply
  2233.  
  2234.           Type of Contractor
  2235.           ICAR Item 30
  2236.           Fieldname: (VendorType) - Codes  in this field  represent information
  2237.           based on contractors size, type, and location.
  2238.           0       =   Small  Disadvantaged     7     = State/local  government-
  2239.           Business                             education
  2240.           1   = Other Small Business           8     =  State/local  government
  2241.           2   = Large Business                 hospitals
  2242.           3   = Sheltered Workshop             9        =   Other   State/local
  2243.           4      =  Nonprofit  educational     government    (i.e.     research
  2244.           organizations                        organizations)
  2245.           5   = Nonprofit hospitals            10 = Foreign Contractor
  2246.           6         =    Other   nonprofit     11   =    Domestic    Contractor
  2247.           organizations                        performing outside the U.S.
  2248.  
  2249.           Woman Owned Small Business
  2250.           ICAR Item 31
  2251.           Fieldname: (WomanOwned) - A (0) yes , (1) no field indicating whether
  2252.           the contractor is certified as a woman owned business.
  2253.  
  2254.  
  2255.           Preference Program
  2256.           ICAR Item 32
  2257.           Fieldname: (PreferProg) - A single digit code defining the preference
  2258.           program used in making the award.
  2259.           0  =   Directed   to   sheltered     4 = Labor surplus area set-aside
  2260.           workshop                             5 = Tie-bid preference
  2261.           1 = 8(a) program                     6     =     Buy     Indian/Self-
  2262.           2  =   Combined  labor   surplus     Determination Act
  2263.           area/small business set-aside        7 = No preference program or not
  2264.           3 = Small Business set-aside         listed
  2265.  
  2266.           SubContracting Plan
  2267.           (Small and Disadvantaged Business)
  2268.           ICAR Item 33
  2269.           Fieldname: (SubContPlan) - A single digit code defining whether a sub-
  2270.           contracting plan  is  required for  this  contract. (0)  means  it  is
  2271.           required, (1) means it is not required.
  2272.  
  2273.  
  2274.  
  2275.  
  2276.                                                              User's Guide     41
  2277.  
  2278.  
  2279.  
  2280.           Subject to Labor Statutes
  2281.           ICAR Item 34
  2282.           Fieldname: (LaborStatues) -  Represents the  predominance of  dollars
  2283.           obligated or deobligated for the contract action  under certain labor
  2284.           statutes.
  2285.           0 = Subject to Walsh-Healy Act-Manufacturer
  2286.           1 = Subject to Walsh-Healy Act-Regular Dealer
  2287.           2 = Subject to Service Contract Act
  2288.           3 = Subject to Davis-Bacon Act
  2289.           4 = Not subject to any of the above Acts
  2290.  
  2291.           Estimated Contract Completion Date
  2292.           ICAR Item 35
  2293.           Fieldname: (EstCompDateY) and (EstCompDateM) - In order to access this
  2294.           field you have  two files in  which to sort  data on .  The first  two
  2295.           digits are for  year, and the  third and fourth  digits represent  the
  2296.           month.
  2297.  
  2298.  
  2299.           Demonstration Test Program
  2300.           ICAR Item 42
  2301.           Fieldname: (DemoTestProg) -  Only  participating agencies  under  the
  2302.           Small Business  Competitiveness  Demonstration Program  complete  ICAR
  2303.           items 42-45. This  file defines  whether this action  is or  is not  a
  2304.           Demonstration Program. (0)  yes, (1)  no.
  2305.  
  2306.  
  2307.           Emerging Small Business
  2308.           ICAR Item 43
  2309.           Fieldname: (EmergSmBus) - This  field defines whether  this action is
  2310.           for an emerging small business in one of the four designated  industry
  2311.           groups. The  four  industry  groups  are  construction, A&E  services
  2312.           (including  surveying  and  mapping),   refuse  systems  and  related
  2313.           services, and non-nuclear ship repair. This field will only be filled
  2314.           out if ICAR Item 42 is (0).  (0) means Yes, (1) means no.
  2315.  
  2316.  
  2317.           Emerging Small Business Reserve Award
  2318.           ICAR Item 44
  2319.           Fieldname: (ESBSetAside) -  A yes  (0) or  no (1)  response indicates
  2320.           whether the contract action resulted from  an award that was  reserved
  2321.           for emerging small business  concerns. However, contract actions  that
  2322.           are modifications  within the  scope of  work of  contracts above  the
  2323.           emerging small business  threshold shall not  be reported as  emerging
  2324.           small business  reserve  awards.  Follow-on  awards,  limited  to  one
  2325.           source, shall be coded (1). This field is only completed if ICAR  item
  2326.           43 is coded (0).
  2327.  
  2328.  
  2329.  
  2330.  
  2331.                                                              User's Guide                                                                                   42
  2332.  
  2333.  
  2334.  
  2335.           Size of Small Business
  2336.           ICAR Item 45
  2337.           Fieldname: (SizeOfSmBus) -  A single  digit code  defines either  the
  2338.           number of employees or average gross revenue of the small business.
  2339.           0   = 50 or less employees           8   = Upto $2M in gross revenue
  2340.           1   = 51 to 100 employees            9      =  Upto  $3.5M  in  gross
  2341.           2   = 101 to 250 employees           revenue
  2342.           3   = 251 to 500 employees           10 = Upto $5M in gross revenue
  2343.           4   = 501 to 750 employees           11 = Upto $10M in gross revenue
  2344.           5   = 751 to 1000 employees          12 = Upto $17M in gross revenue
  2345.           6   = Over 1000 employees            13 = Anything over $17M
  2346.           7     =  $1M  or less  in  gross
  2347.           revenue
  2348.  
  2349.           Optional Reported Data Elements
  2350.           ICAR Item 47
  2351.           This portion of the ICAR report is used for agencies to report  unique
  2352.           data that FPDC uses for information requests. Listed below are  fields
  2353.           and Fieldnames for data reported in this field.
  2354.  
  2355.           Fieldname: (MultiYear)
  2356.           Data on multi-year contracting  is reported for  the DOD and  Civilian
  2357.           agencies with Multi-Year contracting authority.
  2358.  
  2359.           Fieldname: (SBSetAside)
  2360.           Represents data  on Small  Disadvantaged Business  Set-Asides for  DOD
  2361.           only.
  2362.  
  2363.           Fieldname: (DD350Report)
  2364.           This field defines the Department of Defense's 350 Report number.
  2365.  
  2366.           Fieldname: (EthnicGroup)
  2367.           Data on ethnic groups, reported by DOD only.
  2368.           0 = Subcontinent Asian American      4 = Native American
  2369.           1 = Asian Pacific American           5 = Other SDB (certified by SBA)
  2370.           2 = Black American                   6 = No representation
  2371.           3 = Hispanic American
  2372.           Fieldname: (Handicapped)
  2373.           Initial award to a Public or Private Organization for the Handicapped,
  2374.           referred to as "Sheltered Workshop" under a small business set-aside.
  2375.  
  2376.           Fieldname: (NextHigherSB)
  2377.           Reports the  amount  of the  next  higher  bid submitted  by  a  "for-
  2378.           profit"small business under the solicitation resulting in the award to
  2379.           the Sheltered Workshop. This is a twelve digit field.
  2380.  
  2381.           Fieldname: (DODClaimant)
  2382.           Defines the Department of Defense Program Code
  2383.  
  2384.           Fieldname: (NASAActions)
  2385.           Defines the number of multiple procurement actions per transaction for
  2386.           NASA.
  2387.  
  2388.  
  2389.  
  2390.  
  2391.                                                              User's Guide     43
  2392.  
  2393.  
  2394.  
  2395.           ICAR Status
  2396.           ICAR Item 49
  2397.           Fieldname: (ICARStatus) -  Define whether  this record  is active  or
  2398.           deleted. You should not see any deleted actions in this database.
  2399.  
  2400.  
  2401.  
  2402.           Vendor/Contractor File:
  2403.  
  2404.           Contractor Establishment Code
  2405.           Fieldname: (ContEstCode) - Identical to the ICAR item 16. Represents a
  2406.           9 digit code assigned by Dun & Bradstreet identfying the  contractor's
  2407.           establishment receiving the award.
  2408.  
  2409.  
  2410.           Contractor's Name
  2411.           Fieldname:  (CIFVendorName)  -  Identifies   the  vendor's   name  as
  2412.           identified on the Dun & Bradstreet listing.
  2413.  
  2414.  
  2415.           Vendor Street Address
  2416.           Fieldname: (VendorStreet) -  Provides  the  street  address  for  the
  2417.           contractor establishment code.
  2418.  
  2419.  
  2420.           City
  2421.           Fieldname:  (City)  -   Identifies  the   city  for   the  contractor
  2422.           establishment code.
  2423.  
  2424.  
  2425.           State
  2426.           Fieldname: (StateAbbr) - Provides a two  digit alpha code identifying
  2427.           the state of origin.
  2428.  
  2429.  
  2430.           Zipcode
  2431.           Fieldname: (Zipcode) - Provides the numeric zipcode.
  2432.  
  2433.  
  2434.  
  2435.  
  2436.           Product Service Information File:
  2437.  
  2438.           Product Service Code
  2439.           Fieldname: (PrdServCode) - Same identifier  as ICAR item 12.   A four
  2440.           digit code identifying the  principal product or service.  Definitions
  2441.           of codes can be found in the FPDS Product and Service Code Manual.
  2442.  
  2443.  
  2444.           Product Service Name
  2445.           Fieldname: (PSName) - Provides a descriptive name  related to the the
  2446.           product service code.
  2447.  
  2448.  
  2449.  
  2450.  
  2451.                                                              User's Guide     44
  2452.  
  2453.  
  2454.  
  2455.           Standard Industrical Classification Code File:
  2456.  
  2457.           SIC Codes
  2458.           Fieldname: (SICode) - Same as ICAR item 13. Defines the SIC code most
  2459.           closely associated with the action report.
  2460.  
  2461.  
  2462.           SIC Name
  2463.           Fieldname: (SICName) - Provides a descriptive name for the SIC Code.
  2464.  
  2465.  
  2466.  
  2467.  
  2468.           DOD System Code File:
  2469.  
  2470.           Rollup Agency Code
  2471.           Fieldname: (RollupAgency) - Provides  a four digit  code representing
  2472.           the agency which the contracting office reports to.
  2473.  
  2474.  
  2475.           Rollup Agency Name
  2476.           Fieldname: (RUAgencyName) - Provides a descriptive name for the Rollup
  2477.           Agency Code.
  2478.  
  2479.  
  2480.           Department of Defense System Code
  2481.           Fieldname: (DODSystemCod) - Each system within the defense department
  2482.           has an identifying weapon's  code. The codes are  in the table but  it
  2483.           does not mean a purchase is made against that code.
  2484.  
  2485.  
  2486.           Department of Defense System Name
  2487.           Fieldname: (DODSystemNam) - Provides  a descriptive name  for the DOD
  2488.           System Code.
  2489.  
  2490.  
  2491.  
  2492.  
  2493.           Contracting Office's File:
  2494.  
  2495.           Reporting Agency
  2496.           Fieldname: (RptAgency) - Same as ICAR item 1. Represents a unique four
  2497.           digit code assigned to each agency.
  2498.  
  2499.  
  2500.           Contracting Office
  2501.           Fieldname: (ContOffice) - Same as ICAR item  5. A five character code
  2502.           assigned to the contracting offices.
  2503.  
  2504.  
  2505.           Contracting Office Name
  2506.           Fieldname: (COName) - This field shows the contracting office's name.
  2507.  
  2508.  
  2509.  
  2510.  
  2511.                                                              User's Guide     45
  2512.  
  2513.  
  2514.  
  2515.           Adress 1
  2516.           Fieldname: (Address1) -  Represents  first  line of  the  contracting
  2517.           office's address.
  2518.  
  2519.  
  2520.           Address 2
  2521.           Fieldname: (Address2) -  Represents second  line  of the  contracting
  2522.           office's address.
  2523.  
  2524.  
  2525.           Address 3
  2526.           Fieldname: (Address3) - Represents the third  line of the contracting
  2527.           office's address.
  2528.  
  2529.  
  2530.           City
  2531.           Fieldname: (City) -  Defines  the city  location  of the  contracting
  2532.           office.
  2533.  
  2534.  
  2535.           State
  2536.           Fieldname: (StateAbbr) - Identifies the  2 digit numeric abbreviation
  2537.           for the state. See appendix A for state abbreviation codes.
  2538.  
  2539.  
  2540.           Zipcode
  2541.           Fieldname: (Zipcode) - Identifies the contracting office's zipcode.
  2542.  
  2543.  
  2544.           Country
  2545.           Fieldname:  (CountryCode)  -   Identifies  the   country  where   the
  2546.           contracting office is  located. Normally left  blank if contractor  is
  2547.           within the USA. Refer to appendix B for the 2 digit numeric codes
  2548.  
  2549.  
  2550.  
  2551.  
  2552.                                                              User's Guide     46
  2553.  
  2554.  
  2555.  
  2556.  
  2557.                                                              User's Guide                                                                                   47
  2558.  
  2559.  
  2560.  
  2561.           APPENDIX A:
  2562.  
  2563.  
  2564.           State Abbreviations and Numeric codes
  2565.           (StateAbbr)                                                      State
  2566.  
  2567.           01  AL,  ALABAMA                     28  MS,  MISSISSIPPI
  2568.  
  2569.           02  AK,  ALASKA                      29  MO,  MISSOURI
  2570.  
  2571.           04  AZ,  ARIZONA                     30  MT,  MONTANA
  2572.  
  2573.           05  AR,  ARKANSAS                    31  NE,  NEBRASKA
  2574.  
  2575.           06  CA,  CALIFORNIA                  32  NV,  NEVADA
  2576.  
  2577.           08  CO,  COLORADO                    33  NH,  NEW HAMPSHIRE
  2578.  
  2579.           09  CT,  CONNECTICUT                 34  NJ,  NEW JERSEY
  2580.  
  2581.           10  DE,  DELAWARE                    35  NM,  NEW MEXICO
  2582.  
  2583.           11  DC,  DISTRICT OF COLUMBIA        36  NY,  NEW YORK
  2584.  
  2585.           12  FL , FLORIDA                     37  NC,  NORTH CAROLINA
  2586.  
  2587.           13  GA,  GEORGIA                     38  ND,  NORTH DAKOTA
  2588.  
  2589.           15  HI , HAWAII                      39  OH,  OHIO
  2590.  
  2591.           16  ID,  IDAHO                       40  OK,  OKLAHOMA
  2592.  
  2593.           17  IL,  ILLINOIS                    41  OR,  OREGON
  2594.  
  2595.           18  IN,  INDIANA                     42  PA,  PENNSYLVANIA
  2596.  
  2597.           19  IA,  IOWA                        44  RI,  RHODE ISLAND
  2598.  
  2599.           20  KS,  KANSAS                      45  SC,  SOUTH CAROLINA
  2600.  
  2601.           21  KY,  KENTUCKY                    46  SD,  SOUTH DAKOTA
  2602.  
  2603.           22  LA,  LOUISIANA                   47  TN,  TENNESSEE
  2604.  
  2605.           23  ME,  MAINE                       48  TX,  TEXAS
  2606.  
  2607.           24  MD,  MARYLAND                    49  UT,  UTAH
  2608.  
  2609.           25  MA,  MASSACHUSETTS               50  VT,  VERMONT
  2610.  
  2611.           26  MI,  MICHIGAN                    51  VA,  VIRGINIA
  2612.  
  2613.           27  MN,  MINNESOTA                   53  WA,  WASHINGTON
  2614.  
  2615.  
  2616.  
  2617.  
  2618.                                                              User's Guide                                                                                   48
  2619.  
  2620.  
  2621.  
  2622.           54  WV,  WEST VIRGINIA               69     MP,     NORTHERN  MARIANA
  2623.                                                ISLANDS
  2624.           55  WI,  WISCONSIN
  2625.                                                70  PW,  PALAU
  2626.           56  WY,  WYOMING
  2627.                                                72  PR,  PUERTO RICO
  2628.           60  AS,  AMERICAN SAMOA
  2629.                                                74   UM,    U.S. MINOR  OUTLYING
  2630.           64   FM,    FEDERATED STATES  OF     ISLANDS
  2631.           MICRONESIA
  2632.                                                78  VI,   VIRGIN ISLANDS  OF THE
  2633.           66  GU,  GUAM                        U.S.
  2634.  
  2635.           68  MH,  MARSHALL ISLANDS
  2636.  
  2637.  
  2638.  
  2639.  
  2640.                                                              User's Guide                                                                                   49
  2641.  
  2642.  
  2643.  
  2644.           APPENDIX B:
  2645.  
  2646.  
  2647.           Country Codes and Abbreviations
  2648.           AA  ARUBA                CK  COCOS  (KEELING)     GJ  GRENADA
  2649.           AC      ANTIGUA    &     ISLANDS                  GK  GUERNSEY
  2650.           BARBUDA                  CM  CAMEROON             GL  GREENLAND
  2651.           AF  AFGHANISTAN          CN  COMOROS              GM  GERMANY
  2652.           AG  ALGERIA              CO  COLOMBIA             GO  GLORIOSO ISLANDS
  2653.           AJ  AZERBAIJAN           CR      CORAL    SEA     GP  GUADELOUPE
  2654.           AL  ALBANIA              ISLANDS                  GR  GREECE
  2655.           AM  ARMENIA              CS  COSTA RICA           GT  GUATEMALA
  2656.           AN  ANDORRA              CT  CENTRAL  AFRICAN     GV  GUINEA
  2657.           AO  ANGOLA               REPUBLIC                 GY  GUYANA
  2658.           AR  ARGENTINA            CU  CUBA                 GZ  GAZA STRIP
  2659.           AS  AUSTRALIA            CV  CAPE VERDE           HA  HAITI
  2660.           AT  ASHMORE & CARTER     CW  COOK ISLANDS         HK  HONG KONG
  2661.           ISLANDS                  CY  CYPRUS               HM  HEARD & MCDONALD
  2662.           AU  AUSTRIA              CZ  CZECHOSLOVAKIA       ISLAND
  2663.           AV  ANGUILLA             DA  DENMARK              HO  HONDURAS
  2664.           AY  ANTARCTICA           DJ  DJIBOUTI             HR  CROATIA
  2665.           BA  BAHRAIN              DO  DOMINICA             HU  HUNGARY
  2666.           BB  BARBADOS             DR         DOMINICAN     IC  ICELAND
  2667.           BC  BOTSWANA             REPUBLIC                 ID  INDONESIA
  2668.           BD  BERMUDA              EC  ECUADOR              IM  MAN, ISLE OF
  2669.           BE  BELGIUM              EG  EGYPT                IN  INDIA
  2670.           BF  BAHAMAS,THE          EI  IRELAND              IO   BRITISH  INDIAN
  2671.           BG  BANGLADESH           EK        EQUATORIAL     OCEAN TERRITORY
  2672.           BH  BELIZE               GUINEA                   IP        CLIPPERTON
  2673.           BK      BOSNIA   AND     EN  ESTONIA              ISLAND
  2674.           HERCEGOVINA              ES  EL SALVADOR          IR  IRAN
  2675.           BL  BOLIVIA              ET  ETHIOPIA             IS  ISRAEL
  2676.           BM  BURMA                EU  EUROPA ISLAND        IT  ITALY
  2677.           BN  BENIN                FA    FALKLAND  ISL-     IV  IVORY COAST
  2678.           BO  BYELARUS             I.MALVINAS               IY        IRAQ-SAUDI
  2679.           BP  SOLOMON ISLANDS      FG  FRENCH GUIANA        ARABIA NEUTRAL ZONE
  2680.           BR  BRAZIL               FI  FINLAND              IZ  IRAQ
  2681.           BS  BASSAS DA INDIA      FJ  FIJI                 JA  JAPAN
  2682.           BT  BHUTAN               FK   FALKLAND   ISL-     JE  JERSEY
  2683.           BU  BULGARIA             MALVIANAS                JM  JAMAICA
  2684.           BV  BOUVET ISLAND        FO  FAROE ISLANDS        JN  JAN MAYEN
  2685.           BX  BRUNEI               FP  FRENCH POLYNESIA     JO  JORDAN
  2686.           BY  BURUNDI              FR  FRANCE               JU    JUAN  DE  NOVE
  2687.           BZ  GERMANY, BERLIN      FS    FRENCH  S.   &     ISLAND
  2688.           CA  CANADA               ANTAR LANDS              KE  KENYA
  2689.           CB  CAMBODIA             GA  GAMBIA, THE          KG  KYRGYZSTAN
  2690.           CD  CHAD                 GB  GABON                KN  DEM PEOPLES REP.
  2691.           CE  SRI LANKA            GC            GERMAN     KOREA
  2692.           CF  CONGO                DEMOCRATIC REPUBLIC      KR  KIRIBATI
  2693.           CG  ZAIRE                GE  GERMANY, FEDERAL     KS  KOREA,  REPUBLIC
  2694.           CH  CHINA                REPUBLIC OF              OF
  2695.           CI  CHILE                GG  GEORGIA              KT  CHRISTMAS ISLAND
  2696.           CJ  CAYMAN ISLANDS       GH  GHANA                KU  KUWAIT
  2697.                                    GI  GIBRALTAR            LA  LAOS
  2698.  
  2699.  
  2700.  
  2701.  
  2702.                                                              User's Guide                                                                                   50
  2703.  
  2704.  
  2705.  
  2706.           LE  LEBANON              NZ  NEW ZEALAND          TI  TAJIKISTAN
  2707.           LG  LATVIA               PA  PARAGUAY             TK    TURKS   CAICOS
  2708.           LH  LITHUANIA            PC  PITCAIRN ISLANDS     ISLANDS
  2709.           LI  LIBERIA              PE  PERU                 TL  TOKELAU
  2710.           LS  LIECHTENSTEIN        PF  PARACEL ISLANDS      TN  TONGA
  2711.           LT  LESOTHO              PG  SPRATLY ISLANDS      TO  TOGO
  2712.           LU  LUXEMBOURG           PK  PAKISTAN             TP       SAO    TOME
  2713.           LY  LIBYA                PL  POLAND               PRINCIPE
  2714.           MA  MADAGASCAR           PM  PANAMA               TS  TUNISIA
  2715.           MB  MARTINIQUE           PO  PORTUGAL             TU  TURKEY
  2716.           MC  MACAU                PP  PAPUA NEW GUINEA     TV  TUVALU
  2717.           MD  MOLDOVA              PU  GUINEA-BISSAU        TW  CHINA (TAIWAN)
  2718.           MF  MAYOTTE              QA  QATAR                TX  TURKMENISTAN
  2719.           MG  MONGOLIA             RE  REUNION              TZ  TANZANIA
  2720.           MH  MONTSERRAT           RO  ROMANIA              UG  UGANDA
  2721.           MI  MALAWI               RP  PHILIPPINES          UK  UNITED KINGDOM
  2722.           MK  MACEDONIA            RS  RUSSIA               UP  UKRAINE
  2723.           ML  MALI                 RW  RWANDA               UR  USSR RUSSIA
  2724.           MN  MONACO               SA  SAUDI ARABIA         US  UNITED STATES
  2725.           MO  MOROCCO              SB   ST  PIERRE  AND     UV  BURKINA
  2726.           MP  MAURITIUS            MIQUELON                 UY  URUGUAY
  2727.           MR  MAURITANIA           SC   ST  CHRISTOPHER     UZ  UZBEKISTAN
  2728.           MT  MALTA                AND NEVIS                VC  ST VINCENT & THE
  2729.           MU  OMAN                 SE  SEYCHELLES           GRENADINES
  2730.           MV  MALDIVES             SF  SOUTH AFRICA         VE  VENEZUELA
  2731.           MW  MONTENEGRO           SG  SENEGAL              VI   BRITISH  VIRGIN
  2732.           MX  MEXICO               SH  ST HELENA            ISLANDS
  2733.           MY  MALAYSIA             SI  SLOVENIA             VM  VIETNAM
  2734.           MZ  MOZAMBIQUE           SL  SIERRA LEONE         VT  VATICAN CITY
  2735.           NA       NETHERLANDS     SM  SAN MARINO           WA  NAMIBIA
  2736.           ANTILLES                 SN  SINGAPORE            WE  WEST BANK
  2737.           NC  NEW CALEDONIA        SO  SOMALIA              WF  WALLIS FUTUNA
  2738.           NE  NIUE                 SP  SPAIN                WI  WESTERN SAHARA
  2739.           NF  NORFOLK ISLAND       SR  SERBIA               WS  WESTERN SAMOA
  2740.           NG  NIGER                ST  ST LUCIA             WZ  SWAZILAND
  2741.           NH  VANUATU              SU  SUDAN                YE  YEMEN SANAA
  2742.           NI  NIGERIA              SV  SVALBARD             YM  YEMEN SANAA
  2743.           NL  NETHERLANDS          SW  SWEDEN               YO  YUGOSLAVIA
  2744.           NO  NORWAY               SY  SYRIA                YS  YEMEN ADEN
  2745.           NP  NEPAL                SZ  SWITZERLAND          ZA  ZAMBIA
  2746.           NR  NAURA                TC     UNITED   ARAB     ZI  ZIMBABWE
  2747.           NS  SURINAME             EMIRATES                 NQ  TRUST  TERRITORY
  2748.           NT       NETHERLANDS     TD  TRINIDAD TOBAGO      OF    THE    PACIFIC
  2749.           ANTILLES                 TE  TROMELIN ISLAND      ISLANDS:
  2750.           NU  NICARAGUA            TH  THAILAND             ZZ  NONDISTRIBUTED
  2751.  
  2752.  
  2753.  
  2754.  
  2755.                                                              User's Guide                                                                                   51
  2756.  
  2757.  
  2758.  
  2759.           APPENDIX C:
  2760.  
  2761.  
  2762.           Reporting Agency Code and Name
  2763.           1100   EXECUTIVE  OFFICE OF  THE     6000  RAILROAD RETIREMENT BOARD
  2764.           PRESIDENT                            6100   CONSUMER  PRODUCT  SAFETY
  2765.           1145  PEACE CORPS                    COMMISSION
  2766.           1152   AGENCY FOR  INTERNATIONAL     6300   NATIONAL LABOR  RELATIONS
  2767.           DEVELOPMENT                          BOARD
  2768.           1200  AGRICULTURE, DEPARTMENT OF     6400  TENNESSEE VALLEY AUTHORITY
  2769.           1300  COMMERCE, DEPARTMENT OF        6500         FEDERAL    MARITIME
  2770.           1400   INTERIOR,  DEPARTMENT  OF     COMMISSION
  2771.           THE                                  6700  UNITED  STATES INFORMATION
  2772.           1500  JUSTICE, DEPARTMENT OF         AGENCY
  2773.           1600  LABOR, DEPARTMENT OF           6800   ENVIRONMENTAL  PROTECTION
  2774.           1900  STATE, DEPARTMENT OF           AGENCY
  2775.           2000   TREASURY,  DEPARTMENT  OF     6900  TRANSPORTATION, DEPARTMENT
  2776.           THE                                  OF
  2777.           2400     OFFICE   OF   PERSONNEL     7300          SMALL     BUSINESS
  2778.           MANAGEMENT                           ADMINISTRATION
  2779.           2700     FEDERAL  COMMUNICATIONS     7400  AMERICAN  BATTLE MONUMENTS
  2780.           COMMISSION                           COMMISSION
  2781.           2900  FEDERAL TRADE COMMISSION       7500  HEALTH AND HUMAN SERVICES,
  2782.           3000       INTERSTATE   COMMERCE     DEPARTMENT OF
  2783.           COMMISSION                           8000   NATIONAL AERONAUTICS  AND
  2784.           3100       NUCLEAR    REGULATORY     SPACE ADMINISTRATION
  2785.           COMMISSION                           8600      HOUSING    AND   URBAN
  2786.           3300  SMITHSONIAN INSTITUTION        DEVELOPMENT, DEPARTMENT OF
  2787.           3355  NATIONAL GALLERY OF ART        8800    NATIONAL   ARCHIVES  AND
  2788.           3400       INTERNATIONAL   TRADE     RECORDS ADMINISTRATION
  2789.           COMMISSION                           8900  ENERGY, DEPARTMENT OF
  2790.           3600    DEPARTMENT  OF  VETERANS     8961  FEDERAL  ENERGY REGULATORY
  2791.           AFFAIRS                              COMMISSION
  2792.           4100   MERIT SYSTEMS  PROTECTION     9000  SELECTIVE SERVICE SYSTEM
  2793.           BOARD                                9100  EDUCATION, DEPARTMENT OF
  2794.           4200       PENNSYLVANIA   AVENUE     9300    FEDERAL   MEDIATION  AND
  2795.           DEVELOPMENT CORPORATION              CONCILIATION SERVICE
  2796.           4400  ACTION                         9400       ARMS   CONTROL    AND
  2797.           4500         EQUAL    EMPLOYMENT     DISARMAMENT AGENCY
  2798.           OPPORTUNITY COMMISSION               9501   BOARD  FOR  INTERNATIONAL
  2799.           4700         GENERAL    SERVICES     BROADCASTING
  2800.           ADMINISTRATION                       9502  NATIONAL  CAPITAL PLANNING
  2801.           4900         NATIONAL    SCIENCE     COMMISSION
  2802.           FOUNDATION                           9504   FEDERAL  MINE SAFETY  AND
  2803.           5000   SECURITIES  AND  EXCHANGE     HEALTH REVIEW COMMISSION
  2804.           COMMISSION                           9506         FEDERAL    ELECTION
  2805.           5400   FEDERAL  LABOR  RELATIONS     COMMISSION
  2806.           AUTHORITY                            9507  COMMODITY  FUTURES TRADING
  2807.           5800        FEDERAL    EMERGENCY     COMMISSION
  2808.           MANAGEMENT AGENCY                    9508    NATIONAL  TRANSPORTATION
  2809.           5920  NATIONAL ENDOWMENT FOR THE     SAFETY BOARD
  2810.           ARTS                                 9514   OCCUPATIONAL  SAFETY  AND
  2811.           5940  NATIONAL ENDOWMENT FOR THE     HEALTH REVIEW COMMISSION
  2812.           HUMANITIES
  2813.  
  2814.  
  2815.  
  2816.  
  2817.                                                              User's Guide                                                                                   52
  2818.  
  2819.  
  2820.  
  2821.           9515   ADMINISTRATIVE CONFERENCE     9517  COMMISSION ON CIVIL RIGHTS
  2822.           OF THE U.S.                          9524  NATIONAL MEDIATION BOARD
  2823.           9516  DEFENSE NUCLEAR FACILITIES     9700  DEFENSE, DEPT  OF (EXC MIL
  2824.           SAFETY BOARD                         DEPTS) OFF OF SECRETARY OF DEF
  2825.  
  2826.  
  2827.  
  2828.  
  2829.                                                              User's Guide                                                                                   53
  2830.  
  2831.  
  2832.  
  2833.           APPENDIX D:
  2834.  
  2835.  
  2836.           Search Formulas
  2837.  
  2838.           Syntax                               Syntax
  2839.             @ABS(X)                              @TRUE
  2840.           Purpose                              Purpose
  2841.               Return the absolute value of       Return boolean true result.
  2842.           X.
  2843.                                                Syntax
  2844.           Syntax                                 @FALSE
  2845.             @MIN(A, B [,C..N] )                Purpose
  2846.           Purpose                                Return boolean false result.
  2847.             Return the  minimum of  two or
  2848.           more paramaters.                     Syntax
  2849.                                                  @UPCASE(S1 [,S2..SN])
  2850.           Syntax                               Purpose
  2851.             @MAX(A, B [,C..N] )                  Convert one or more strings to
  2852.           Purpose                              upper case and concatinate them.
  2853.             Return the  maximum of  two or
  2854.           more paramaters.                     Syntax
  2855.                                                  @LOCASE(S1 [,S2..SN] )
  2856.           Syntax                               Purpose
  2857.             @AVE(A, B [,C..N] )                  Convert one or more strings to
  2858.           Purpose                              lower case and concatinate them.
  2859.             Return the  average of  two or
  2860.           more paramaters.                     Syntax
  2861.                                                  @Pad(S, X [, C] )
  2862.           Syntax                               Purpose
  2863.             @INC(X [,N] )                        Pad end of string S so that it
  2864.           Purpose                              is  N  in  length  with  default
  2865.             Increment X  by one  or second     character  or   optional   third
  2866.           paramater if given.                  paramater C.
  2867.  
  2868.           Syntax                               Syntax
  2869.             @DEC(X [,N] )                        @LEFTPAD(S, N [,C] )
  2870.           Purpose                              Purpose
  2871.             Decrement  X  by  one   or  by         Pad beginning of string S so
  2872.           second paramater if given.           that it  is  N  in  length  with
  2873.                                                default  character  or  optional
  2874.           Syntax                               third paramater C.
  2875.             @If(Condition,        Result1,
  2876.           Result2)                             Syntax
  2877.           Purpose                                @STR(X, P)
  2878.             Return Result1 if Condition is     Purpose
  2879.           true or Result2 if  Condition is       Convert  X   to  a   formatted
  2880.           false.                               string using  P  as the  picture
  2881.                                                mask.
  2882.  
  2883.  
  2884.  
  2885.  
  2886.                                                              User's Guide                                                                                   54
  2887.  
  2888.  
  2889.  
  2890.           Syntax                               Syntax
  2891.             @NUM(S)                              @TODAY
  2892.           Purpose                              Purpose
  2893.             Convert the unformatted string       Return  the   current  numeric
  2894.           S to a number.                       date.
  2895.  
  2896.           Syntax                               Syntax
  2897.             @LEFTSTR(S, N)                       @DAY(D)
  2898.           Purpose                              Purpose
  2899.             Return the first  N characters       Return the day of the month in
  2900.           of the string S.                     the date D.
  2901.  
  2902.           Syntax                               Syntax
  2903.             @RIGHTSTR(S, N)                      @MONTH(D)
  2904.           Purpose                              Purpose
  2905.             Return the right  N characters       Return the  month of  the year
  2906.           of the string S.                     in the date D.
  2907.  
  2908.           Syntax                               Syntax
  2909.             @MIDSTR(S, P, N)                     @YEAR(D)
  2910.           Purpose                              Purpose
  2911.             Copy  part  of  the  string  S       Return the year in the date D.
  2912.           starting at  position  P  for  N
  2913.           characters.                          Syntax
  2914.                                                  @TIME(S)
  2915.           Syntax                               Purpose
  2916.             @INSTR(N, S1, S2)                    convert the time string S to a
  2917.           Purpose                              numeric time.
  2918.             Search  in  S1  for   the  sub
  2919.           string S2  starting at  position     Syntax
  2920.           N.                                     @TIMESTR(T)
  2921.                                                Purpose
  2922.           Syntax                                 Convert the numeric time  T to
  2923.             @LENSTR(S)                         a formatted time string.
  2924.           Purpose
  2925.             Return  the   length  of   the     Syntax
  2926.           string S.                              @CURRTIME
  2927.                                                Purpose
  2928.           Syntax                                 Return the current time.
  2929.             @DATE(S)
  2930.           Purpose                              Syntax
  2931.             Convert the date string S to a       @HOUR(T)
  2932.           numeric date.                        Purpose
  2933.           See     also:     00599Derived       Return the hour in the time T.
  2934.           Formulas
  2935.           00205AddDateFormula               Syntax
  2936.                                                  @MINUTE(T)
  2937.           Syntax                               Purpose
  2938.             @DATESTR(D)                          Return the  number of  minutes
  2939.           Purpose                              in the Time T.
  2940.             Convert the numeric date  D to
  2941.           a formatted date string.             Syntax
  2942.                                                  @SECOND(T)
  2943.                                                Purpose
  2944.  
  2945.  
  2946.  
  2947.  
  2948.                                                              User's Guide     55
  2949.  
  2950.  
  2951.  
  2952.             Return the  number of  seconds
  2953.           in the time T.
  2954.  
  2955.           Syntax
  2956.             @StateTab(S)
  2957.           Purpose
  2958.             Return the  name  of  a  state
  2959.           based on it's two character code
  2960.           or number.
  2961.  
  2962.           Syntax
  2963.             @Country(S)
  2964.           Purpose
  2965.             Return the  name of  a country
  2966.           based on it's country code.
  2967.  
  2968.  
  2969.  
  2970.  
  2971.                                                              User's Guide                                                                                   56
  2972.  
  2973.  
  2974.  
  2975.           INDEX
  2976.  
  2977.                                    Commerce    Business       CICAApp, 29
  2978.           8                        Daily, 28                  CIFVendorNam), 27
  2979.           8(a), 25, 30             competition                CIFVendorName, 7,
  2980.                                      Unique source, 29        33
  2981.           A                        compressed printing,       City, 8, 33, 35
  2982.           A&E services, 31         12, 13                     COAddress1, 27
  2983.           acquired                 CompuServe, 1              COName, 8, 34
  2984.             equipment, 28          Condition, 14              ContEstCode,   7,
  2985.             manufactured, 28       construction, 31           27, 33
  2986.             supplies, 28           construction   site,       ContNumb, 25
  2987.           administration, 27       27                         ContOffice,    8,
  2988.           Aladdin, 4               contracts                  25, 34
  2989.           "Alt-M", 12                Termination, 25          ContOfOrNumb, 25
  2990.           "Alt-O", 14              Count, 13                  CountryCode,   8,
  2991.           "Alt-P", 12              Create      Computed       27, 35
  2992.           Always, 12               Fields, 13                 CountryManuf, 28
  2993.           ANSI Basic  Printer,     customer service, 1        DD350Report, 32
  2994.           18                                                  DemoTestProg, 31
  2995.           ASCII File, 18           D                          DODClaimant, 32
  2996.           Asian American, 32       Data entry                 DODSystemCod,  8,
  2997.           Authorized   resale,       correcting, 26           34
  2998.           29                         deleting, 26             DODSystemNam,  8,
  2999.           AUTOEXEC.BAT, 3            original, 26             34
  3000.           autoexec.bat, 4          Davis-Bacon Act, 31        Dollars, 26
  3001.           Average, 13              decision-making, 27        EmergSmBus, 31
  3002.                                    Delete Saved  Query,       ESBSetAside, 31
  3003.           B                        18                         EstCompDateM, 31
  3004.           Basic       Ordering     Directory                  EstCompDateY, 31
  3005.           agreement, 25, 26          Root, 4                  EthnicGroup, 32
  3006.           bidders, 28                Structure, 4             ExtentCompet, 30
  3007.           Black American, 32         writeable, 4             ForGovContra, 28
  3008.           Boolean                  dollars                    Handicapped, 32
  3009.             AND, 16                  deobligated,  28,        ICARParentName,
  3010.             equal to, 16             31                       27
  3011.             greater than, 16         obligated, 28, 31        ICARStatus, 33
  3012.             less than, 16          Domestic Contractor,       ICARVendorName,
  3013.             NOT, 16                30                         27
  3014.             OR, 16                                            KdContAction, 26
  3015.           Boolean      Logical     E                          LaborStatues, 31
  3016.           Operators, 16            evaluation                 ModNumb, 25
  3017.           Buy     Indian/Self-       factor, 28               MultiYear, 32
  3018.           Determination   Act,                                NASAActions, 33
  3019.           30                       F                          NextHigherSB, 32
  3020.                                    Faxing, 1                  NumberOffers, 30
  3021.           C                        Fieldname                  NumBidForeig, 28
  3022.           CD Extensions, 3           ActionDate, 26           Obligation, 26
  3023.           CICA                       Address1, 35             PerfCityCode, 27
  3024.             applicability, 29        Address2, 35             PrdServCode,   7,
  3025.           Clear Current Query,       Address3, 35             27, 33
  3026.           18                         AdvAsServAwd, 27         PreferProg, 30
  3027.           Comma      Delimited       AuthForComp, 29          PSName, 33
  3028.           ASCII File, 10             BuyAmerican, 28
  3029.  
  3030.  
  3031.  
  3032.  
  3033.                                                              User's Guide                                                                                   57
  3034.  
  3035.  
  3036.  
  3037.             RollupAgency,  8,      hyper-links, 45          O
  3038.             34                                              offerors, 28
  3039.             RptAgency, 25, 34      I                        OMB, 27
  3040.             RUAgencyName, 34       ICAR, 8
  3041.             SBSetAside, 32         indefinite  delivery     P
  3042.             SICName, 34            contract, 26             Paradox, 10, 18
  3043.             SICode, 27, 34         Indent Unique, 12        Patent/data  rights,
  3044.             SizeOfSmBus, 32        installation             29
  3045.             StateAbbr, 7,  8,      scripts, 4               Picture, 14
  3046.             27, 33, 35             installing, 3            policy  development,
  3047.             SubContPlan, 30        International            27
  3048.             SynopsisProc, 28       agreement, 29            Print Option, 12
  3049.             TariffRegula, 28                                printer port, 18
  3050.             TypeContMod, 28        L                        printer types, 18
  3051.             Typeof Entry, 26       Labor surplus, 30        processing plant, 27
  3052.             VendorStreet,  7,      Load Query, 17           procurement
  3053.             33                                              procedures, 29
  3054.             VendorType, 30         M                        Product and Services
  3055.             WomanOwned, 30         management, 27             Manual, 27
  3056.             ZipCode, 8             management  systems,     Public Interest, 29
  3057.             Zipcode, 33, 35        27
  3058.           FIP Pub. 10-3, 28        manufacturing            R
  3059.           Fixed  Length  ASCII     assembly point, 27       records
  3060.           File, 10                 Maximum, 13                Found, 17
  3061.           Foreign  Contractor,     mined, 28                  Read, 17
  3062.           30                       mines, 27                refuse systems, 31
  3063.           FPDS, 27                 Minimum, 13              registration, 1
  3064.           Function Key                                      regulatory body, 28
  3065.             Ctrl  Page  Down,      N                        Rename Query, 18
  3066.             45                     National   security,     Report Options, 17
  3067.             Ctrl Page Up, 45       29                       Report Query, 9
  3068.             Esc, 45                national security, 6     report types, 18
  3069.             F1, 45                 network, 3
  3070.             F10, 45                Never, 12
  3071.             F2, 45                 New       definitive
  3072.             F3, 45                 contract, 26
  3073.             F5, 5, 45              New Query, 10
  3074.             F7, 45                 non-nuclear     ship
  3075.             F8, 45                 repair, 31
  3076.             Shift-TAB, 45
  3077.             TAB, 45
  3078.  
  3079.           G
  3080.           Generate  Report   /
  3081.           Export, 17
  3082.           GEnie, 1
  3083.           gross revenue, 32
  3084.           Group, 14
  3085.           grown, 27, 28
  3086.  
  3087.           H
  3088.           Hispanic   American,
  3089.           32
  3090.           hospitals, 30
  3091.  
  3092.  
  3093.  
  3094.  
  3095.                                                              User's Guide                                                                                   58
  3096.  
  3097.  
  3098.  
  3099.           S                        Small  Disadvantaged     Tie-bid, 30
  3100.           Save Query, 17           Business, 30
  3101.           Save Query As, 17        Specify       Search     U
  3102.           Select Fields, 12        Criteria, 16             Unique, 12
  3103.           Select File, 14          Specify         Sort
  3104.           Select Files, 11         Criteria, 14             V
  3105.           Service     Contract     Standard  Deviation,     View Last Counts, 18
  3106.           Act, 31                  13                       View Last Report, 18
  3107.           service rates, 28        sub-totals, 14
  3108.           Set Key Range, 14        Summation, 13            W
  3109.           Set          Printer     swap files, 4            Walsh-Healy Act, 31
  3110.           Type/Port, 18
  3111.           set-aside, 30            T
  3112.           Sheltered  Workshop,     Tabular Report, 10
  3113.           30, 32                   Termination      for
  3114.           SIC, 8                   convenience, 26